KI-Verzeichnis in 90 Minuten aufbauen (KI-Verordnung)

Die meisten europäischen KMU halten das KI-Verzeichnis für ein schwergewichtiges Lieferobjekt, das sie erstellen, sobald die KI-Verordnung scharf vollzogen wird. Das ist ein Kategorienfehler. Eine funktionierende v1 entsteht in neunzig Minuten, wenn Sie sie als betreiberseitiges Bestandsverzeichnis statt als Compliance-Artefakt zuschneiden. Im Folgenden steht der fünfstufige Aufbau, den wir in unseren Audit-Mandaten mit Operations-Verantwortlichen durchspielen – derselbe, der bis Freitagnachmittag ein Risikobild nach Anhang III auf eine Seite bringt und damit den Raum schafft, die langsamere Arbeit anschließend ordentlich zu erledigen.

Kurzantwort. Ein KI-Verzeichnis ist das betreiberseitige Bestandsverzeichnis der KI-Systeme, die Ihre Organisation betreibt. Für die Hochrisiko-Systeme im Anwendungsbereich der Verordnung dokumentieren Sie darin die Maßnahmen, mit denen Sie die Pflichten aus Art. 26 KI-VO erfüllen werden – sie gelten ab dem 2. Dezember 2027 auf dem Weg über Art. 6 Abs. 2 KI-VO und Anhang III sowie ab dem 2. August 2028 auf dem Produktweg nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO und Anhang I ¹; für alles Übrige ist es die Landkarte, die zeigt, welche Systeme das überhaupt sind. Eine funktionierende erste Fassung dauert für KMU bis 200 Beschäftigte neunzig Minuten.

Was ist ein KI-Verzeichnis?

Das KI-Verzeichnis verhält sich zu den Betreiberpflichten aus Art. 26 KI-VO, die für Hochrisiko-Systeme ab dem 2. Dezember 2027 auf dem Weg über Art. 6 Abs. 2 KI-VO und Anhang III sowie ab dem 2. August 2028 auf dem Produktweg nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO und Anhang I gelten, wie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu Art. 30 DSGVO – wobei Art. 30 Abs. 5 DSGVO diese Aufzeichnungspflicht für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten einschränkt, sie aber weiterhin gilt, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten birgt, nicht nur gelegentlich erfolgt oder Daten nach Art. 9 oder Art. 10 DSGVO umfasst. Es ist ein lebendiges Bestandsverzeichnis, das jedes System im Anwendungsbereich benennt, seine Risikostufe einordnet und eine verantwortliche Person zuweist.

Die KI-Verordnung schreibt das Format des Verzeichnisses im Verordnungstext nicht vor, und die hier behandelten Betreiberpflichten für Hochrisiko-Systeme nach Kapitel III sind noch nicht anwendbar: Art. 113 KI-VO setzt den 2. Dezember 2027 für Systeme, die nach Art. 6 Abs. 2 KI-VO und Anhang III eingestuft sind, und den 2. August 2028 für Systeme, die nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO und Anhang I eingestuft sind. Ab diesen Zeitpunkten und für Hochrisiko-Systeme verpflichtet Art. 26 Abs. 2 KI-VO den Betreiber, die menschliche Aufsicht natürlichen Personen zu übertragen, die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen, und ihnen die erforderliche Unterstützung zu geben; Art. 26 Abs. 6 KI-VO verpflichtet den Betreiber eines Hochrisiko-Systems, die von diesem System automatisch erzeugten Protokolle aufzubewahren, soweit sie seiner Kontrolle unterliegen, und zwar für einen der Zweckbestimmung angemessenen Zeitraum von mindestens sechs Monaten, sofern das geltende Unionsrecht oder nationale Recht nichts anderes bestimmt ¹. Das Verzeichnis ist die operative Grundlage, die beides sichtbar macht. Verarbeitet ein Hochrisiko-System personenbezogene Daten, ist nach Art. 35 DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat ².

Warum neunzig Minuten genügen (und was sie nicht leisten)

Das Verzeichnis ist nicht das Ziel. Es ist die Landkarte. Neunzig Minuten reichen, um sichtbar zu machen, welche KI im Einsatz ist, ihre Risikostufe einzuordnen und Verantwortlichkeit zuzuweisen. Was neunzig Minuten nicht leisten: eine Grundrechte-Folgenabschätzung, die Art. 27 KI-VO ab dem 2. Dezember 2027 und nur für die dort bezeichneten Betreibergruppen und Anwendungsfälle des Anhangs III verlangt und nicht für jede Hochrisiko-Zeile; die Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO – Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025, seine derzeitige Fassung ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten; ein Lieferanten-Prüfpaket.

Die Disziplin des Timeboxing wiegt schwerer als die Politur. In unseren Mandaten erstellen die KMU, die das Verzeichnis als mehrwöchiges Projekt behandeln, meist gar keines; die KMU, die v1 auf neunzig Minuten timeboxen, haben am ersten Tag ein Verzeichnis und iterieren es dann. Art. 26 KI-VO enthält Pflichten, die während der Nutzung eines Hochrisiko-Systems laufen werden, sobald sie gelten: ab dem 2. Dezember 2027 auf dem Weg über Art. 6 Abs. 2 KI-VO und Anhang III sowie ab dem 2. August 2028 auf dem Produktweg nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO und Anhang I. Eine v1, die Sie aktualisieren können, ist daher eindeutig mehr wert als eine v3, die Sie nie begonnen haben.

Wie läuft der 90-Minuten-Workflow für das KI-Verzeichnis ab?

Schritt 1 – Jedes eingesetzte KI-System erfassen (15 Minuten)

Drei Quellen decken das meiste ab, was Sie finden werden. Ziehen Sie kostenpflichtige SaaS-Abonnements aus Ihrem Finanzjournal oder von der Firmenkarte – jeder Anbieter mit „AI“, „ML“, „Copilot“, „Assistant“ oder „Insight“ im Produktnamen gehört auf die Liste. Ziehen Sie eingebettete KI aus Ihren bestehenden Plattformen – Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini, Salesforce Einstein, HubSpot Breeze, automatische Outlook-Antworten und Teams-Besprechungszusammenfassungen fallen alle in den Anwendungsbereich, ob bezahlt oder nicht. Ziehen Sie Schatten-KI aus einer kurzen unternehmensweiten Nachricht, die fragt, welche KI-Werkzeuge die Beschäftigten täglich nutzen, einschließlich unbezahlter Privatkonten.

Behandeln Sie Schatten-KI für die Bestandsaufnahme als erfasst. Fügt eine beschäftigte Person einen Lebenslauf in ein kostenloses ChatGPT-Konto ein, kann das die Organisation in die Beschäftigungskategorie des Anhangs III bringen, über die Art. 6 Abs. 2 und 3 KI-VO entscheiden – prüfen Sie das, statt es anzunehmen –, und die personenbezogenen Daten haben Ihre Umgebung im Sinne der DSGVO verlassen ². Aufgabe des Verzeichnisses ist es, das sichtbar zu machen, nicht es zu sanktionieren. Das Sanktionieren folgt in Schritt 4, sobald Sie wissen, was vorhanden ist.

Schritt 2 – Jedes System nach Art. 6 KI-VO einer Risikostufe zuordnen (20 Minuten)

Anhang III KI-VO benennt acht Hochrisiko-Bereiche ¹: biometrische Identifizierung, kritische Infrastruktur, allgemeine und berufliche Bildung, Beschäftigung und Personalmanagement, Zugang zu wesentlichen Diensten, Strafverfolgung, Migration und Grenzkontrolle sowie Rechtspflege. Für KMU sind die praktischen Auslöser meist Beschäftigung (Lebenslauf-Vorauswahl, Leistungsranking, automatisierte Einsatzplanung), Zugang zu Diensten (Kreditentscheidungen, Versicherungsbepreisung) und Bildung (Schulungsbewertungen, Zertifizierungen).

Kennzeichnen Sie jedes System auf Ihrer Liste als eines von: hochriskant – nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO über den Produktweg des Anhangs I oder nach Art. 6 Abs. 2 KI-VO in Verbindung mit Anhang III –, begrenztes Risiko (Transparenzpflichten nach Art. 50 KI-VO), minimales Risiko oder Betreiber einer KI mit allgemeinem Verwendungszweck. Abweichend von Art. 6 Abs. 2 KI-VO gilt ein System nach Anhang III nicht als hochriskant, wenn es kein erhebliches Risiko der Beeinträchtigung der Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte natürlicher Personen birgt und eine der in Art. 6 Abs. 3 KI-VO genannten Bedingungen erfüllt; ein System nach Anhang III, das ein Profiling natürlicher Personen vornimmt, gilt hingegen stets als hochriskant. Diese vier Stufen sind unser Kürzel für die Ersteinschätzung. Die rechtlich maßgebliche Einstufung folgt aus Art. 6 KI-VO auf beiden Wegen ¹; sie hängt nicht von der Unternehmensgröße ab, und die Produktbeschreibung eines Anbieters entscheidet sie nicht für Sie.

Schritt 3 – Die zehn Kernspalten ausfüllen (25 Minuten)

Die Spalten, die ihren Platz in einem Betreiber-Verzeichnis verdienen:

1. Systemname – wie Ihre Beschäftigten es im Alltag nennen.
2. Anbieter – die juristische Person hinter dem Produkt.
3. Modell oder Version – soweit bekannt (z. B. GPT-4o, Claude 3.5, Gemini 1.5, Eigenentwicklung).
4. Anwendungsfall – ein Satz, der beschreibt, was das System entscheidet oder erzeugt.
5. Risikostufe – hoch / begrenzt / minimal / GPAI-Betreiber.
6. Personenbezogene Daten beteiligt – Ja/Nein, plus Kategorien nach DSGVO.
7. Rechtsgrundlage – die Grundlage nach Art. 6 DSGVO (berechtigtes Interesse, Vertrag, Einwilligung usw.).
8. Verantwortliche Person – eine namentlich benannte Einzelperson, kein Team und keine Rolle.
9. Automatisch erzeugte Protokolle (Art. 26 Abs. 6 KI-VO, anwendbar ab dem 2. Dezember 2027 auf dem Weg über Art. 6 Abs. 2 KI-VO und Anhang III sowie ab dem 2. August 2028 auf dem Produktweg nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO und Anhang I) – bei Hochrisiko-Einsätzen: Erzeugt das System die Protokolle automatisch, unterliegen sie Ihrer Kontrolle, und werden sie für einen der Zweckbestimmung angemessenen Zeitraum von mindestens sechs Monaten aufbewahrt, sofern Unionsrecht oder nationales Recht nichts anderes bestimmt? Ja/Nein/entfällt.
10. Datum der Inbetriebnahme – mindestens Monat und Jahr.

Eine Tabelle mit diesen zehn Spalten beantwortet die erste Frage, die jede Aufsichtsbehörde, jeder Kunde oder jedes Vorstandsmitglied stellen wird. Alles darüber hinaus ist iterative Arbeit, keine v1-Arbeit. Widerstehen Sie dem Drang, Spalten hinzuzufügen, bevor Sie alle zehn über jede Zeile hinweg gefüllt haben.

Schritt 4 – Pro System eine verantwortliche Person benennen (15 Minuten)

Ab dem 2. Dezember 2027 auf dem Weg über Art. 6 Abs. 2 KI-VO und Anhang III sowie ab dem 2. August 2028 auf dem Produktweg nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO und Anhang I verpflichtet Art. 26 Abs. 2 KI-VO den Betreiber, die menschliche Aufsicht natürlichen Personen zu übertragen, die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen, und ihnen die erforderliche Unterstützung zu geben ¹. Wo Aufsicht greift, versetzt Art. 14 Abs. 4 KI-VO diese Personen in die Lage, angemessen und verhältnismäßig die Ausgabe des Systems richtig zu interpretieren sowie sie außer Acht zu lassen, außer Kraft zu setzen oder den Betrieb zu unterbrechen ¹. Übersetzen Sie das in Ihr Verzeichnis, indem Sie für jede Hochrisiko-Zeile festhalten, wer die Aufsicht innehat. Wir empfehlen eine namentlich benannte Person statt einer Rolle, weil sich eine Rolle nicht alarmieren lässt – unsere Empfehlung, nicht die Anforderung der Verordnung.

Für Systeme außerhalb von Anhang III benennen Sie ebenfalls eine verantwortliche Person. Anhang III ist nicht der einzige Weg zur Hochrisiko-Eigenschaft: Nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO ist ein System auch dann hochriskant, wenn es als Sicherheitsbauteil eines unter die Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union nach Anhang I fallenden Produkts dient oder selbst ein solches Produkt ist und wenn dieses Produkt vor dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme einer Konformitätsbewertung durch Dritte unterzogen werden muss. Außerhalb von Anhang III zu liegen schließt eine Einstufung als hochriskant also nicht von vornherein aus. Operations-Verantwortliche und leitende Führungskräfte sind in den meisten KMU die naheliegenden Verantwortlichen; ein CTO oder CDO ist nicht erforderlich.

Schritt 5 – Menschliche Aufsicht an einem Hochrisiko-System stichprobenartig prüfen (15 Minuten)

Gehen Sie für Ihre risikoreichste nach Art. 6 KI-VO eingestufte Zeile drei Fragen durch: Prüft ein Mensch die KI-Ausgabe, bevor sie eine Person betrifft (der Human-in-the-Loop-Test)? Kann dieser Mensch die KI-Entscheidung in der Praxis übersteuern (der Befugnis-Test)? Wurde der Mensch rollengerecht geschult (der Kompetenz-Test – unsere betriebliche Prüfung, kein Ergebnis für einzelne Personen, das die geänderte Fassung des Art. 4 KI-VO vorschreibt) ¹? Die Antworten kommen in eine frei beschreibbare Spalte „Notizen zur menschlichen Aufsicht“ neben den zehn Kernspalten.

Sie werden das Protokoll zur menschlichen Aufsicht nicht in fünfzehn Minuten abschließen. Ziel ist es, sichtbar zu machen, wo die Lücke liegt, nicht sie zu schließen. Eine Zeile mit dem Eintrag „keine menschliche Prüfung der Lebenslauf-Vorauswahl; Lücke binnen 30 Tagen zu schließen“ ist genau das richtige Ergebnis. Aufgabe des Verzeichnisses ist es, die Lücke sichtbar zu machen; sie zu schließen ist ein eigener Arbeitsstrang und ein eigenes Budget.

Welche fünf Stolperfallen ruinieren eine v1 des KI-Verzeichnisses?

• Das Verzeichnis als einmaliges Dokument behandeln. Art. 26 KI-VO enthält Pflichten, die während der Nutzung eines Hochrisiko-Systems wirken werden, sobald sie gelten: ab dem 2. Dezember 2027 auf dem Weg über Art. 6 Abs. 2 KI-VO und Anhang III sowie ab dem 2. August 2028 auf dem Produktweg nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO und Anhang I. Behandeln Sie das Verzeichnis daher als lebendiges Artefakt. Wir prüfen unseres quartalsweise und aktualisieren es, sobald ein neues System in Betrieb geht oder ein Anbieter einen größeren Modellwechsel ausliefert.
• Schatten-KI übersehen. Unbezahlte Privatkonten und persönliche Copilot-Sitzungen sind die Kategorie mit den meisten Vorfällen und der geringsten Sichtbarkeit. Macht das Verzeichnis sie nicht sichtbar, lügt es.
• Ein „Compliance-Werkzeug“ kaufen, bevor erfasst wurde. Die Compliance-SaaS eines Anbieters wird Ihre Anwendungsfälle nicht einstufen – das kann nur Ihr Team. Erst die Tabelle, später das Werkzeug (oder nie; für KMU bis 200 Beschäftigte genügt eine gepflegte Tabelle).
• Eine Rolle statt einer Person zuweisen. Das „IT-Team“ lässt sich nicht alarmieren, eine namentlich benannte Person mit Telefonnummer schon. Art. 26 Abs. 2 KI-VO wird ab dem 2. Dezember 2027 auf dem Weg über Art. 6 Abs. 2 KI-VO und Anhang III sowie ab dem 2. August 2028 auf dem Produktweg nach Art. 6 Abs. 1 KI-VO und Anhang I verlangen, die Aufsicht natürlichen Personen mit der erforderlichen Kompetenz, Ausbildung und Befugnis zu übertragen ¹ – eine Person je Zeile zu benennen ist unsere Empfehlung, das praktisch zu machen, keine Form, die die Verordnung vorschreibt.
• Die KI-Kompetenz ganz auslassen. Art. 4 KI-VO gilt seit dem 2. Februar 2025; seine derzeitige Fassung ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Er verpflichtet Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die sich in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befassen, wobei deren technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung sowie der Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind und die Personen oder Personengruppen zu beachten sind, bei denen die Systeme eingesetzt werden sollen. Er verlangt ausdrücklich nicht, ein bestimmtes Niveau der KI-Kompetenz für einzelne Personen zu gewährleisten. Das ist eine Pflicht zu Maßnahmen, kein Häkchen je System – halten Sie im Verzeichnis fest, welche Systeme welchen Schulungsbedarf auslösen.

Was nach den neunzig Minuten zu tun ist

Das Verzeichnis ist die Entdeckungsebene. Drei Folgeschritte bauen üblicherweise darauf auf:

1. Zuschnitt der Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 KI-VO ¹; diese Pflicht gilt ab dem 2. Dezember 2027 und nur für die dort bezeichneten Betreibergruppen und Anwendungsfälle des Anhangs III – ein eigenes, tiefer gehendes Dokument, das die Risikostufen-Spalte des Verzeichnisses anstößt, statt es zu ersetzen.
2. Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO – seit dem 2. Februar 2025 anwendbar, in seiner derzeitigen Fassung seit dem 27. Juli 2026 – zugeschnitten auf die Spalte der verantwortlichen Person statt auf die Mitarbeiterzahl.
3. Lieferanten-Prüfpaket – Auftragsverarbeitungsverträge, Modellkarten, GPAI-Herkunft, zugeschnitten auf die Anbieter-Spalte des Verzeichnisses und zur Beschaffungserneuerung aktualisiert.

Diese Teilprojekte deckt ein von Beginn an mitgedachter Ansatz nach unserer Mandatserfahrung in rund zwölf Wochen für 18.000–32.000 £ ab; ein nachgerüsteter Ansatz deckt dieselbe Strecke in sechs komprimierten Wochen für 85.000–145.000 £ ab. Diese Zahlen und der Faktor zwischen ihnen sind unsere eigenen, kein veröffentlichter Befund. Unabhängig davon hat die Forschung von MIT Sloan nach Inkrafttreten der DSGVO festgehalten, dass EU-Unternehmen gespeicherte Daten und Rechenleistung zurückfuhren ³.

Zusammenfassung

KI-Register in 90 Minuten – ein Inventar aufseiten des Betreibers
│
├─ Der Aufbau in 5 Schritten
│   ├─ Auflisten (15m) – bezahlte, eingebettete und Schatten-KI
│   ├─ Risikostufe (20m) – jedes System an Anhang III
│   ├─ Zehn Spalten (25m) – das prüffähige Minimum, nicht mehr
│   ├─ Verantwortliche (15m) – eine Person je System, kein Team
│   └─ Stichprobe (15m) – die Aufsichtslücke zeigen, nicht schließen
│
├─ Warum v1 zeitlich begrenzen
│   ├─ Eine lebende Karte – Pflichten aus Artikel 26 laufen weiter
│   └─ Eine v1, die Sie pflegen, schlägt eine v3 ohne Start
│
└─ Was es nicht löst
    └─ Danach – FRIA, Kompetenz nach Artikel 4, Lieferantenprüfung

Verwandte Insights

• KI-Governance ab Tag eins: Was Nachrüsten KMU kostet – der Eckpfeiler, den dieser Leitfaden stützt. Dort finden Sie die Kostenrechnung, den Fall Northbridge und die sieben Artefakte einer Governance ab Tag eins.
• Ihr KMU braucht nicht mehr KI-Werkzeuge. Es braucht eine KI-Strategie.^EN(Artikel auf Englisch) – das vorgelagerte Stück darüber, warum eine freigegebene KI-Liste mehr zählt als jedes einzelne Abonnement, und die Audit-und-Konsolidierungs-Sequenz, die eine solche hervorbringt.

Zuletzt aktualisiert: September 2026. Version 1.1. Auf die konsolidierte Fassung der KI-VO vom 27. Juli 2026 umgestellt.