Welche Daten muss ein Betrieb vor Microsoft 365 Copilot erfassen?

Erfasst werden sollten die geplanten Eingaben, die erreichbaren Dokumente und die möglichen Ausgaben des konkreten Einsatzes. In einer Steuerkanzlei können Mandantenunterlagen und Beschäftigtendaten betroffen sein. Die Datenschutzkonferenz fordert bei der Auswahl von KI-Anwendungen eine Prüfung des Einsatzfeldes; bei angebundenen fremden Quellen kommen Rechtmäßigkeit, Eignung und Richtigkeit hinzu. Die Liste muss den tatsächlichen Zugriff abbilden[2][3].

Braucht Microsoft 365 Copilot immer einen AV-Vertrag?

Das lässt sich nicht allein aus dem Produktnamen beantworten. Die Datenschutzkonferenz erklärt, dass bei einer KI-Cloud-Lösung eines externen Anbieters häufig ein Auftragsverarbeitungsverhältnis besteht und dann eine Vereinbarung nach Artikel 28 Absatz 3 DS-GVO abzuschließen ist. Das Unternehmen muss die Rollen für seinen konkreten Einsatz und die geltenden Vertragsunterlagen prüfen, bevor personenbezogene Daten verarbeitet werden[2].

Ist vor dem Copilot-Start immer eine DSFA nötig?

Nein, der Maßstab ist das voraussichtlich hohe Risiko der vorgesehenen Verarbeitung. Artikel 35 Absatz 1 DS-GVO verlangt dann vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung, insbesondere auch bei neuen Technologien. Die Prüfung muss die geplanten Daten, Zugriffe und Folgen für Betroffene berücksichtigen. Ohne Beschreibung des konkreten Einsatzes lässt sich weder eine pauschale Pflicht noch eine pauschale Entwarnung begründen[1].

Darf eine externe Dokumentenquelle einfach angebunden werden?

Nein, ihre Verwendung braucht eine eigene Prüfung. Die Datenschutzkonferenz verlangt bei externen Quellen für ein RAG-System, die Rechtmäßigkeit der Verwendung sowie Eignung und Richtigkeit der Daten und Ergebnisse ausreichend zu prüfen und sicherzustellen. Ein technischer Zugriff sagt nichts darüber, ob die Informationen für den vorgesehenen Zweck verwendet werden dürfen oder ob ein Ergebnis verlässlich ist[3].

Was ist mit Datenresidenz, Protokollen und Aufbewahrung?

Diese Fragen gehören in die Vertrags- und Konfigurationsprüfung des konkreten Dienstes. Die drei hier herangezogenen Quellen nennen keine verbindliche Copilot-spezifische Region, Protokolldauer oder Aufbewahrungsfrist. Das Unternehmen sollte die aktuellen Vertragsunterlagen und Einstellungen für seinen Mandantenfall lesen und die Entscheidung dokumentieren, statt aus einer allgemeinen KI-Orientierungshilfe feste Microsoft-Eigenschaften abzuleiten[2].

Wann können Beschäftigte mit Copilot arbeiten?

Erst nachdem der vorgesehene Zweck, die zugänglichen Daten, die Rollen, eine gegebenenfalls nötige AV-Vereinbarung und das Risiko geprüft wurden. Bei voraussichtlich hohem Risiko ist die DSFA vor der Verarbeitung durchzuführen. Ein begrenzter Test mit zuvor festgelegten Zugriffsrechten kann zeigen, ob Beschäftigte tatsächlich nur die freigegebenen Informationen erreichen. Diese praktische Prüfung ersetzt die rechtliche Bewertung nicht[1][2].

Copilot Datenschutz: Fragen vor dem Start im Unternehmen

Kurzantwort: Copilot Datenschutz beginnt vor der Einführung: Unternehmen erfassen den geplanten Zweck, personenbezogene Eingaben und erreichbare Dokumente. Sie prüfen Rechtsgrundlage und Rollen und klären bei Auftragsverarbeitung den AV-Vertrag. Bei voraussichtlich hohem Risiko erstellen sie vorab eine DSFA; externe Quellen und Zugriffsrechte prüfen sie ebenfalls¹^,2^,3.

Zusammenfassung als Mindmap

Copilot Datenschutz: Fragen vor dem Start im Unternehmen
│
├─ Einsatz abgrenzen
│   ├─ Zweck, Eingaben und Dokumente erfassen
│   ├─ Rechtsgrundlage für den Einsatz prüfen
│   └─ Tatsächliche Zugriffe testen
│
├─ Externe Beteiligte
│   ├─ Rolle des Anbieters bestimmen
│   ├─ AV-Vertrag bei Auftragsverarbeitung
│   └─ Fremde Quellen auf Richtigkeit prüfen
│
└─ Risiko vor Freigabe
    ├─ Hohes Risiko verlangt vorab eine DSFA
    ├─ Regeln und Berechtigungen dokumentieren
    └─ Herstellerfragen gesondert klären

Schritt 1: Daten und Zugriff erfassen

Beginnen Sie nicht mit einer allgemeinen Aussage über „den Copilot“. Beschreiben Sie die geplante Tätigkeit: Wer formuliert welche Eingaben, welche Dokumente sind erreichbar und was soll mit einer Antwort geschehen? Für eine Steuerkanzlei könnte der erste Anwendungsfall das Zusammenfassen interner Arbeitsanweisungen sein. Der nächste, rechtlich anders zu beurteilende Fall wäre der Zugriff auf Mandantenakten. Die Datenschutzkonferenz richtet ihre Orientierungshilfe gerade an Verantwortliche, die eine KI-Anwendung auswählen und einsetzen wollen².

Ein Datenblatt für den Test kann Eingabefelder, erreichbare Ablagen, Personengruppen und Ausgabewege nebeneinanderstellen. Damit lässt sich eine unbestimmte Frage nach „Copilot-Datenschutz“ in prüfbare Entscheidungen aufteilen. Es ist wichtig, tatsächlich konfigurierte Berechtigungen zu erfassen, nicht nur die beabsichtigte Verteilung. Wer den Arbeitsablauf nicht beschreiben kann, kann den Zweck und das Risiko noch nicht belastbar beurteilen.

Prüffeld	Beispiel im Kanzleibetrieb	Nachweis
Eingabe	Anfrage zu einer internen Arbeitsanweisung	Getesteter Prompt ohne Mandantendaten
Quelle	Freigegebene interne Ablage	Liste der erreichbaren Ordner
Ausgabe	Entwurf für eine Mitarbeiterin	Festgelegte Kontrolle vor Verwendung

Personenbezug entsteht nicht nur durch Namen und Adressen, sondern auch durch mehrere Merkmale im Zusammenhang; die Datenschutzkonferenz weist ausdrücklich darauf hin². Die folgenden Beispiele sind mögliche Eingaben und Dokumente, keine Aussage über eine bestimmte Copilot-Konfiguration.

Personenbezug	Beispiel in Eingabe oder Dokument	Prüffrage
Name	„Fasse die Akte von Frau Weber zusammen“	Ist die benannte Mandantenakte erreichbar?
Adresse	Anschrift in einem hochgeladenen Mandantenbrief	Wird die Anschrift für diesen Zweck gebraucht?
Identifizierbarer Kontext	Seltene Tätigkeit und konkreter Termin in einer Personalnotiz	Lässt die Kombination eine Person erkennen?

Schritt 2: Zweck und Basis festlegen

Benennen Sie für jeden Anwendungsfall den Zweck der Verarbeitung, bevor Sie eine Rechtsgrundlage zuordnen. Eine allgemeine Freigabe für „Produktivität“ verdeckt, welche personenbezogenen Daten überhaupt gebraucht werden. Die Datenschutzkonferenz behandelt Einsatzfelder, Rechtmäßigkeit und Rechtsgrundlage als getrennte Fragen bei der Konzeption einer KI-Anwendung. Diese Trennung hilft besonders, wenn eine interne Wissenssuche später um Mandantendokumente erweitert werden soll².

Halten Sie die Entscheidung in einem kurzen Vermerk fest: Tätigkeit, betroffene Personen, benötigte Daten und die gewählte Rechtsgrundlage. Prüfen Sie anschließend, ob die Daten für den beschriebenen Zweck wirklich in den erreichbaren Dokumenten stehen müssen. Die hier zitierten Quellen legen für Microsoft 365 Copilot keine pauschale Rechtsgrundlage fest. Eine solche Aussage wäre ohne den konkreten Verarbeitungsvorgang nicht tragfähig.

Ein möglicher Prüffall ist die Suche nach internen Arbeitsanweisungen, in denen Beschäftigte genannt werden. Soll Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO die Grundlage sein, muss die Kanzlei zuerst ein berechtigtes Interesse für genau diesen Zweck benennen und prüfen, ob die Verarbeitung dafür erforderlich ist. Anschließend wägt sie dieses Interesse gegen die Interessen und Grundrechte der betroffenen Beschäftigten ab; überwiegen diese, trägt diese Grundlage den Einsatz nicht. Ob der konkrete Fall diese Voraussetzungen erfüllt, lässt sich erst mit den tatsächlichen Daten und Zugriffen entscheiden¹.

Schritt 3: Rollen und AV-Vertrag prüfen

Klären Sie, wer die Zwecke und Mittel festlegt und was der externe Anbieter tatsächlich im Auftrag tut. Die Datenschutzkonferenz erklärt, dass beim Einsatz einer KI-Anwendung als Cloud-Lösung häufig ein Auftragsverarbeitungsverhältnis nach Artikel 28 ff. DS-GVO besteht. In diesem Fall ist eine Vereinbarung nach Artikel 28 Absatz 3 abzuschließen. „Häufig“ ist dabei bewusst keine Aussage, dass jeder Dienst und jede Tätigkeit dieselbe Rollenverteilung hat².

Die Kanzlei sollte für den geplanten Einsatz die Vertragsunterlagen und die tatsächlichen Datenflüsse mit ihrer Rollenprüfung abgleichen. Die Fragen Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter und Vereinbarung mit einem Dienstleister haben eigene Prüfpfade. Die Unterlagen dürfen nicht als Ersatz für eine konkrete Beschreibung des Zugriffs dienen. Ein unterschriebenes Papier erklärt noch nicht, welche Ablage einem Nutzer offensteht.

Jede Freigabe folgt auf die Prüfung des konkreten Einsatzes.

In Worten verzweigt der Baum so: Ohne beschriebenen Zweck und Datenzugriff bleibt der Einsatz offen. Bei einer externen Verarbeitung ist die Rolle und gegebenenfalls der AV-Vertrag zu klären. Bei voraussichtlich hohem Risiko folgt vorab die DSFA. Fremde Quellen werden zusätzlich auf Rechtmäßigkeit und Richtigkeit geprüft.

Schritt 4: Hohes Risiko und DSFA

Artikel 35 Absatz 1 DS-GVO knüpft die Datenschutz-Folgenabschätzung an eine Verarbeitung, die voraussichtlich ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat; neue Technologien werden ausdrücklich genannt. Die DSFA ist dann vorab durchzuführen. Daraus folgt weder, dass jedes Copilot-Projekt eine DSFA braucht, noch dass ein auf interne Dokumente begrenzter Einsatz automatisch risikolos ist¹.

Prüfen Sie den vorgesehenen Zugriff, die Art der betroffenen Daten und die möglichen Folgen einer falschen oder ungewollten Ausgabe. Dokumentieren Sie, weshalb der konkrete Anwendungsfall die Schwelle erreicht oder nicht erreicht. Die Prüfung wird erneut relevant, wenn zusätzliche Quellen oder Nutzergruppen hinzukommen. Der Name der Software allein ersetzt diese Risikoentscheidung nicht.

Schritt 5: Fremde Quellen bewerten

Soll ein System externe Dokumentenbestände in eine Antwort einbeziehen, kommt eine andere Fehlerquelle hinzu. Die Datenschutzkonferenz verlangt für RAG-Systeme bei fremden Quellen eine ausreichende Prüfung und Sicherstellung der Rechtmäßigkeit ihrer Verwendung sowie der Eignung und Richtigkeit von Daten und Ergebnissen. Ein Ordner kann technisch erreichbar und dennoch für den vorgesehenen Zweck ungeeignet sein³.

Die Kanzlei kann für jede neue Quelle festhalten, wer sie bereitstellt, für welche Frage sie verwendet werden darf und wie ein Ergebnis kontrolliert wird. Besonders bei Mandantenunterlagen ist die Grenze zwischen technischer Auffindbarkeit und rechtmäßiger Verwendung wichtig. Das Ergebnis darf nicht allein deshalb übernommen werden, weil das System eine flüssige Zusammenfassung formuliert. Die Orientierungshilfe zu RAG bezieht sich auf die Methode; sie belegt keine konkrete Copilot-Funktion³.

Schritt 6: Regeln und Rechte testen

Vor einer Freigabe braucht der Test nachvollziehbare Regeln: Wer darf eingeben, welche Ablage ist erreichbar und wer prüft eine Ausgabe vor weiterer Verwendung? Ein begrenzter Anwendungsfall lässt sich leichter kontrollieren als eine pauschale Öffnung aller Bestände. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz befasst sich mit der Auswahl und Nutzung von KI-Anwendungen; die konkrete technische Prüfung muss das Unternehmen für seine Konfiguration leisten².

Legen Sie einen Prüfdatensatz ohne unnötige echte Personendaten an und versuchen Sie, mit den vorgesehenen Nutzerrollen auf zugelassene und gesperrte Inhalte zuzugreifen. Notieren Sie nur die beobachtete Berechtigung, die verantwortliche Person und die Korrektur. So wird aus der Regel ein überprüfbarer Startzustand. Ob ein bestimmtes Microsoft-Protokoll oder eine Aufbewahrungsfrist verfügbar ist, beantworten die drei zitierten Quellen nicht.

Vor Freigabe	Entscheidung
Datenblatt vollständig?	Fehlende Quellen und Ausgaben ergänzen.
Rolle und AV-Vertrag geklärt?	Vertragsprüfung abschließen, wenn erforderlich².
Voraussichtlich hohes Risiko?	DSFA vor dem Start durchführen¹.
Externe Quelle?	Rechtmäßigkeit, Eignung und Richtigkeit prüfen³.

Was diese Prüfung offenlässt

Die herangezogenen Rechts- und Behördenquellen belegen keine Microsoft-spezifische Zusage über Datenresidenz, Protokollierung, Aufbewahrungsdauer oder Verwendung von Kundendaten zur Produktverbesserung. Solche Eigenschaften können vom Vertrag und der Konfiguration abhängen. Sie müssen aus den für das Unternehmen geltenden aktuellen Herstellerunterlagen geprüft werden; eine Vermutung wäre keine belastbare Datenschutzentscheidung.

Feste Copilot-Einstellungen ergeben sich daraus nicht¹^,2^,3.

Auch der AV-Vertrag und die DSFA lassen sich aus dem Produktnamen nicht automatisch ableiten. Die Datenschutzkonferenz spricht bei Cloud-KI von einem häufigen Auftragsverhältnis, Artikel 35 von einem voraussichtlich hohen Risiko. Das Unternehmen muss deshalb den konkreten Einsatz dokumentieren¹^,2.

Nächste Schritte

Wählen Sie einen eng beschriebenen ersten Anwendungsfall, erfassen Sie Daten und Zugriffe, legen Sie Zweck und Rechtsgrundlage fest und prüfen Sie Rolle, AV-Vertrag, Risiko sowie jede externe Quelle. Halten Sie das Ergebnis und die offenen Microsoft-Vertragsfragen getrennt fest. Für den größeren Rahmen hilft der Beitrag über KI-Governance und Datenschutz; bei ausländischen Bezügen ist die räumliche Geltung der DSGVO eine eigene Frage.