KI Schulung Pflicht: Was Art. 4 für Mitarbeiter verlangt

Kurzantwort: Seit Februar 2025 müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals und beauftragter Nutzer ergreifen; ein bestimmter Kurs ist nicht verpflichtend ^1,2,3. Auch berufliche ChatGPT-Nutzung zählt, doch Artikel 4 verlangt weder Standardkurs noch Zertifikat oder garantiertes Niveau ^3,4. Dokumentieren Sie passende Maßnahmen; in Deutschland überwacht die Bundesnetzagentur ^4,5.

Zusammenfassung als Mindmap

KI Schulung Pflicht: Was Art. 4 für Mitarbeiter verlangt
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├─ Pflicht und Beginn
│   ├─ Maßnahmen zur KI-Kompetenz seit Februar 2025
│   └─ Änderung 2026: kein garantiertes Niveau
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├─ Betroffene Personen
│   ├─ Anbieter und berufliche Betreiber
│   ├─ Personal mit ChatGPT oder Chatbots
│   └─ Dienstleister im Auftrag
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├─ Passende Maßnahme
│   ├─ System, Aufgabe und Vorkenntnisse prüfen
│   ├─ Kein Standardkurs und kein Zertifikat
│   └─ Themen, Dauer und Teilnahme festhalten
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└─ Aufsicht und Grenze
    ├─ Bundesnetzagentur überwacht in Deutschland
    └─ Artikel 4 nicht in Artikel 99 Absatz 4

Was Art. 4 im Betrieb verlangt

Beginnen Sie mit den tatsächlichen Einsatzfällen, nicht mit einem Kurskatalog. In einer Kfz-Werkstatt kann der Chatbot Kundenanfragen vorbereiten, während ein anderes System Werkstatttermine priorisiert. Die Personen, Entscheidungen und Risiken unterscheiden sich. Eine kurze Liste der Systeme, der Nutzer und ihrer Aufgaben zeigt, wo Kompetenz aufgebaut werden muss. Der geänderte Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zur Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer Personen zu ergreifen, die in ihrem Auftrag mit Betrieb oder Nutzung der Systeme befasst sind. Dabei sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, Einsatzkontext sowie betroffene Personen zu berücksichtigen ¹.

Das Wort „Maßnahmen“ ist wichtig: Es beschreibt eine Handlungspflicht, aber kein einzelnes Unterrichtsformat. Die Bundesnetzagentur nennt eine bedarfsorientierte Entscheidung anhand des Systems, seines Risikos und der Vorkenntnisse. Für Mitarbeiter, die lediglich einen Textentwurf prüfen, kann der Lernbedarf anders aussehen als für Personen, die einen KI-gestützten Ablauf überwachen. Ein Kurs für alle kann sinnvoll sein, wenn die Grundlagen fehlen; die Verordnung erklärt ihn nicht zur einzigen zulässigen Lösung ⁴.

Die vier Felder sind eine Arbeitsstruktur, keine vorgeschriebene Formularvorlage. Sie helfen, die gesetzlichen Faktoren in eine überprüfbare Entscheidung zu übersetzen. Wer bereits ein KI-Register aufbaut, kann dort System und Nutzungszweck festhalten und die Kompetenzmaßnahme daneben dokumentieren ^1,4.

Beginn der Pflicht

Artikel 4 gehört zu Kapitel I der Verordnung (EU) 2024/1689. Nach Artikel 113 gelten die Kapitel I und II seit dem 2. Februar 2025. Das ist der Beginn der KI-Kompetenzpflicht. Ein Unternehmen sollte daher nicht erst auf den nächsten allgemeinen Anwendungsstichtag der KI-Verordnung warten ².

Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 änderte Artikel 4. Ihre Veröffentlichung erfolgte im Amtsblatt vom 24. Juli 2026; nach der Inkrafttretensregel gilt sie ab dem dritten Tag nach dieser Veröffentlichung. Die Neufassung stellt klar, dass Anbieter und Betreiber kein bestimmtes Kompetenzniveau einer einzelnen Person garantieren müssen. Sie sieht zudem praktische Beispiele der Kommission auf der zentralen Informationsplattform vor. Das ändert die Form der Pflicht, nicht ihren ursprünglichen Start am 2. Februar 2025 ^1,2.

Wer seine bisherigen Maßnahmen überprüft, sollte daher zwei Fragen trennen: Gab es seit Februar 2025 überhaupt eine passende Unterstützung? Und entspricht die laufende Praxis dem seit Juli 2026 geänderten Wortlaut? Eine rückwirkend ausgestellte Bescheinigung beantwortet keine der beiden Fragen, wenn System, Nutzer und Inhalt unklar bleiben ^1,2,4.

ChatGPT im Betrieb

„Betreiber“ ist nach Artikel 3 Nummer 4, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet. Die Ausnahme betrifft persönliche, nicht berufliche Tätigkeiten. Die Größe oder Branche des Unternehmens ist nach der Bundesnetzagentur kein Ausschlusskriterium. Ein Betrieb mit wenigen Beschäftigten kann deshalb genauso betroffen sein wie ein großer Anbieter. Entscheidend ist die berufliche Nutzung eines KI-Systems unter eigener Verantwortung ^2,4.

Die Europäische Kommission nennt ausdrücklich Mitarbeiter, die ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen verwenden. Auch dort soll die Maßnahme die spezifischen Risiken adressieren, etwa Halluzinationen. Eine Werkstatt, die einen Chatbot für Entwürfe von Kundenantworten einsetzt, sollte den Mitarbeitern deshalb zeigen, welche Ausgaben sie vor dem Versand prüfen und wann sie den Vorschlag verwerfen. Das ist eine konkrete Anwendung der Kompetenzpflicht, keine Aussage, dass jeder Chatbot dasselbe Risikoprofil hat ³.

Die eigene KI-Governance muss weitere Rechtsfragen getrennt behandeln. Ein Einstieg in KI-Governance und Datenschutz hilft, die Zuständigkeiten zu ordnen. Artikel 4 beantwortet allein nicht, ob eine bestimmte Datenverarbeitung zulässig ist oder wie eine automatische Entscheidung kontrolliert werden muss. Das tatsächliche System und sein Einsatzkontext bleiben die Grundlage jeder weiteren Prüfung ^1,2.

Externe im Auftrag

Ja, sofern sie im Auftrag des Unternehmens KI-Systeme betreiben oder nutzen. Der geänderte Artikel 4 nennt ausdrücklich „andere Personen“ neben dem Personal. Die Bundesnetzagentur konkretisiert dies mit Auftragnehmern und Dienstleistern. Ein externer Kundendienst, der denselben Chatbot wie die eigenen Beschäftigten verwendet, verschwindet damit nicht aus dem Kompetenzplan. Die Organisation sollte feststellen, welche Personen auf ihrer Seite oder in ihrem Auftrag das System tatsächlich bedienen ^1,4.

Das bedeutet nicht automatisch, dass alle externen Personen dieselbe Schulung besuchen müssen. Die Maßnahme richtet sich nach Aufgabe, Vorkenntnissen und Kontext. Für eine externe Person, die nur Entwürfe liest, kann eine andere Einweisung sinnvoll sein als für eine Person, die Einstellungen verändert oder einen Ablauf freigibt. Halten Sie die Aufgabenverteilung fest und klären Sie, wer die Einweisung durchführt und den Nachweis aufbewahrt. Interne Aufzeichnungen sind eine praktische Empfehlung, keine eigenständige Erfassungspflicht oder gesetzlich vorgegebene Vertragsklausel ³.

Was nicht vorgeschrieben ist

Artikel 4 verlangt kein garantiertes Kompetenzniveau für irgendeine Person. Die Bundesnetzagentur ergänzt, dass weder formalisierte oder standardisierte Trainings noch externe Zertifizierungen oder ein KI-Beauftragter vorgeschrieben sind. Die Kommission sagt ebenfalls, ein Zertifikat sei nicht erforderlich; interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Initiativen sind möglich. Ein Unternehmen kann deshalb nicht allein aus dem Fehlen einer Teilnahmeurkunde auf einen Verstoß schließen. Umgekehrt beweist eine allgemeine Urkunde noch nicht, dass die Maßnahme zum konkreten System passte ^1,3,4.

Dieser Spielraum ist keine Befreiung von Artikel 4. Wenn Beschäftigte ohne Orientierung ein System für Kundenkommunikation verwenden, muss die Organisation den Bedarf und ihre Maßnahme dennoch erklären können. Auch menschliche Kontrolle ist eine eigene Gestaltungsfrage: Eine Person auf dem Organigramm allein macht eine fehlerhafte Ausgabe noch nicht erkennbar ^1,4.

Nachweise, Aufsicht und Bußgeld

Für den Nachweis empfiehlt die Bundesnetzagentur eine ausreichende Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen. Sie nennt insbesondere Art, inhaltlichen und zeitlichen Umfang sowie teilnehmende Personen. Dazu kommen regelmäßige Evaluation und Auffrischung nach Bedarf. Halten Sie deshalb für jede Maßnahme fest, welches System und welche Aufgaben sie betraf, wer teilnahm und wann eine Änderung des Systems eine erneute Einweisung nötig machte. Die letzte Verbindung ist eine praktische Dokumentationsentscheidung des Unternehmens ⁴.

In Deutschland wurde die Bundesnetzagentur durch das am 29. Juli 2026 in Kraft tretende KI-MIG als Marktüberwachungsbehörde, Anlaufstelle und Beschwerdestelle für die KI-Verordnung bestimmt. Artikel 99 Absatz 4 der ursprünglichen Verordnung nennt für bestimmte Verstöße Geldbußen bis 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, führt Artikel 4 aber nicht auf. Es wäre daher irreführend, diese Höchstwerte als unmittelbare Artikel-4-Bußgeldregel zu bezeichnen ^2,5.

Die geänderte Fassung von Artikel 99 Absatz 1 sieht nationale Regeln über Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen für Verstöße gegen die Verordnung vor; sie können Geldbußen, Verwarnungen und nichtmonetäre Maßnahmen umfassen und sollen die Interessen von KMU berücksichtigen. Die Kommission beschreibt eine mögliche Ahndung von Artikel-4-Verstößen durch nationale Marktüberwachungsbehörden auf Grundlage nationalen Rechts, wobei jede Sanktion verhältnismäßig sein muss. Aus dem bloßen Fehlen eines Zertifikats folgt daher weder ein automatisches Bußgeld noch Entwarnung ^1,3.

In Worten verzweigt der Entscheidungsbaum so: Wird ein KI-System nur privat verwendet, fällt diese Nutzung nicht unter die Betreiberdefinition. Bei beruflicher Nutzung werden eigenes Personal und beauftragte Personen erfasst. Danach richtet sich die Kompetenzmaßnahme nach System, Aufgabe und Vorkenntnissen; die Durchführung wird dokumentiert und bei verändertem Bedarf überprüft ^1,2,4.

Nächste Schritte

Erfassen Sie zunächst die beruflich verwendeten KI-Systeme und die Personen, die sie im Auftrag des Unternehmens nutzen. Wählen Sie danach pro Aufgabe eine passende Maßnahme, halten Sie Themen, Dauer und Teilnehmende fest und prüfen Sie die Maßnahme erneut, wenn sich der Einsatz ändert. So entsteht eine nachvollziehbare Antwort auf die Frage, was Ihr Betrieb konkret unternommen hat ^1,4.

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