Cosa deve contenere un'informativa sulla privacy
Cosa deve contenere un'informativa sulla privacy: campi degli articoli 13 e 14, tempi di consegna, eccezioni e prove da conservare.
Nomi, recapiti, acquisti e contatti commerciali possono arrivare dalla persona interessata oppure da un organizzatore di eventi, un fornitore o una fonte pubblica. Per capire cosa deve contenere un'informativa sulla privacy, la prima domanda non è quale modello usare, ma da dove provengono i dati. L'origine seleziona il percorso dell'articolo 13 o dell'articolo 14; l'articolo 12 governa in entrambi i casi il modo in cui le informazioni devono essere presentate.
Il 19 marzo 2026 l'EDPB ha avviato la sua quinta azione coordinata, dedicata alla trasparenza e agli obblighi informativi, con la partecipazione di 25 autorità di controllo. I risultati erano attesi nella seconda metà del 2026: l'avvio è quindi un motivo concreto per verificare le pratiche, non la prova di un esito o di una violazione 1,2.
Risposta rapida — Per stabilire cosa deve contenere un'informativa sulla privacy, individuate prima l'attività e l'origine dei dati. Spiegate titolare, finalità, basi, destinatari, trasferimenti, conservazione, diritti e reclamo; per dati indiretti aggiungete categorie, fonte e tempi specifici. Consegnate il testo in modo chiaro, accessibile e dimostrabile, registrando versione, canale ed evento 3.
Ultimo aggiornamento: 22 settembre 2026
L'origine dei dati decide il percorso
Partite da una sola attività reale, non dall'intero inventario aziendale. Per esempio, esaminate l'invio di una newsletter: quali campi vengono usati, chi li ha forniti, quale finalità giustifica l'invio e quali servizi riceveranno i dati. Questa delimitazione impedisce che un'etichetta ampia come “marketing” nasconda percorsi diversi, con obblighi e scadenze diversi.
Il confine deve restare abbastanza stretto da consentire una decisione verificabile, ma abbastanza ampio da includere l'intero tragitto del dato: se l'importazione, l'arricchimento e l'invio vengono descritti come attività isolate, nessuno vedrà che la stessa persona attraversa tutte e tre e che l'origine continua a determinare l'informazione dovuta.
| Percorso | Esempio | Conseguenza informativa |
|---|---|---|
| Raccolta diretta | Modulo compilato dalla persona | L'articolo 13 si applica al momento della raccolta |
| Raccolta indiretta | Elenco ottenuto da fornitore, fonte pubblica o altro soggetto | L'articolo 14 richiede anche categorie, fonte e calendario dedicato |
| Percorso misto | Iscrizione alla newsletter unita a un elenco di partecipanti a un evento | Ogni origine conserva i propri contenuti, tempi e prove |
Immaginate che una persona si iscriva sul sito indicando email e preferenze, mentre la stessa impresa riceve dall'organizzatore di una fiera un elenco con nome, ruolo e società. I record possono finire nello stesso sistema, ma non diventano per questo una sola raccolta. Occorre distinguere i campi inseriti direttamente da quelli acquisiti altrove, chiarire lo scopo di ciascun passaggio e associare la corretta consegna. Gli articoli 13 e 14 regolano i due ingressi; l'articolo 12 vale per entrambi 3.
La mappa minima collega dunque dati, fonte, finalità e destinatari. Se uno di questi elementi manca, non è possibile scegliere con sicurezza il ramo né spiegare alla persona cosa accade. È utile annotare anche chi è responsabile dell'attività e quale evento attiva la consegna: salvataggio del modulo, importazione dell'elenco, primo messaggio o prima divulgazione. Questo piccolo inventario è già una base di prova e rende visibili sovrapposizioni che un modello generale lascerebbe nascoste.
La chiarezza dell'articolo 12 riguarda anche la consegna
Un'informativa completa ma introvabile non risolve il problema. L'articolo 12 richiede informazioni concise, trasparenti, intelligibili, facilmente accessibili e formulate con linguaggio chiaro e semplice; di norma sono fornite per iscritto, anche con mezzi elettronici 3. La verifica deve quindi partire dalla posizione del lettore: trova il testo nel momento giusto, comprende la frase senza conoscere il diritto e sa come esercitare un diritto senza cercare altrove?
Questo controllo riguarda anche le condizioni meno comode, come un collegamento aperto da telefono, un messaggio ricevuto senza precedente visita al sito o una persona che usa tecnologie assistive, perché l'accessibilità dichiarata nel documento non prova che il percorso concreto resti utilizzabile quando cambia il canale.
La cordialità non sostituisce la precisione. Espressioni come “usiamo i dati per offrirti un'esperienza migliore” possono sembrare semplici, ma non indicano finalità, base, destinatari o durata. Per ogni attività, il testo deve dire cosa avviene in termini concreti e poi fornire il dettaglio giuridico pertinente. Un esempio quotidiano aiuta: “inviamo l'indirizzo al corriere per consegnare l'ordine” è comprensibile e identifica un destinatario funzionale; una formula vaga sulla “gestione del servizio” no.
La prova di consegna unisce quattro elementi: contenuto, canale, versione ed evento attivante. Non basta conservare il PDF approvato se nessuno può dimostrare dove fosse collegato il giorno della raccolta. Provate il percorso vivo con un dispositivo ordinario, controllate che il collegamento si apra, che il testo sia leggibile e che il recapito per i diritti riceva davvero messaggi. Conservate poi un record riproducibile del test.
Le icone standardizzate possono aiutare a orientarsi, ma integrano le informazioni e non le sostituiscono. Anche una struttura a strati deve consentire al lettore di raggiungere il dettaglio senza ostacoli, con denominazioni coerenti e collegamenti stabili. La qualità non si misura dal tono rassicurante: si misura da ciò che una persona può capire e fare lungo il percorso effettivamente pubblicato.
La raccolta diretta richiede i campi dell'articolo 13
Quando ottenete dati dalla persona, le informazioni sono dovute nello stesso momento 3. La lista seguente è una verifica per attività, non un testo da copiare in blocco. Ogni voce va resa concreta, mentre ciò che non si applica deve essere motivato nel registro interno anziché semplicemente omesso senza traccia.
Prima di pubblicare, confrontate ogni voce con il flusso osservato e con il registro dell'attività, poiché una base giuridica corretta associata alla finalità sbagliata o un destinatario descritto in modo più ristretto rispetto al contratto producono comunque un quadro inesatto, anche se il campo formale è presente.
- Identità e recapiti del titolare e, se applicabile, del suo rappresentante.
- Recapiti del responsabile della protezione dei dati, quando applicabile.
- Finalità del trattamento e relativa base giuridica.
- Interessi legittimi perseguiti dal titolare o da un terzo, quando sono la base scelta.
- Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali.
- Trasferimenti verso paesi terzi o organizzazioni internazionali e relative garanzie.
- Periodo di conservazione oppure criteri utilizzati per determinarlo.
- Diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità pertinenti.
- Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza effetto retroattivo sulla liceità precedente.
- Diritto di proporre reclamo a un'autorità nazionale di controllo competente.
- Natura obbligatoria o contrattuale del conferimento e conseguenze della mancata comunicazione.
- Esistenza di decisioni automatizzate, compresa la profilazione, con informazioni significative richieste.
Un criterio di conservazione è spesso più accurato di una data inventata: “per la durata del contratto e del termine applicabile alle contestazioni documentate” descrive una regola verificabile, purché l'impresa abbia individuato la base e il termine effettivi. Allo stesso modo, l'obbligatorietà va legata a un passaggio reale. Se il numero di telefono non è necessario per acquistare, non va presentato come tale solo perché il modulo lo rende obbligatorio.
Se il titolare intende usare i dati per un'ulteriore finalità, deve fornire prima del nuovo trattamento le informazioni su quella finalità e gli elementi pertinenti 3. L'unica eccezione dell'articolo 13 riguarda la misura in cui la persona possiede già le informazioni. Non consente di importare le eccezioni dell'articolo 14 e non autorizza a presumere conoscenza perché un testo simile era stato pubblicato in passato.
La raccolta indiretta aggiunge categorie e fonte effettiva
Per i dati ottenuti altrove, il nucleo resta simile: titolare, finalità e basi, destinatari, trasferimenti, conservazione, diritti, reclamo e decisioni automatizzate. L'articolo 14 aggiunge però le categorie di dati personali e la fonte da cui provengono, precisando se si tratta di una fonte accessibile al pubblico 3. Scrivere soltanto “terze parti” non permette alla persona di capire né verificare il percorso.
Descrivete le categorie con un livello di precisione utile: “dati professionali” può ancora essere troppo ampio se il file comprende funzione, anzianità, partecipazione a un evento e interessi dedotti, mentre elencare ogni colonna tecnica senza spiegare il significato rende il testo accurato ma non intelligibile; il punto di equilibrio è ciò che permette alla persona di riconoscere il proprio profilo.
Riprendiamo l'elenco dell'evento. L'informativa dovrebbe indicare che il nominativo e il recapito professionale arrivano dall'organizzatore o dall'evento identificabile, spiegare quali campi sono stati ricevuti e dichiarare se vengono arricchiti, per esempio associando il settore dell'impresa. Deve poi spiegare lo scopo della corrispondenza: una specifica attività di contatto non diventa trasparente chiamandola semplicemente “marketing”.
La fonte effettiva non è sempre il soggetto che ha trasmesso materialmente il file. Se un fornitore aggrega dati pubblici e liste di partner, occorre ricostruire l'origine utile alla persona, compresa l'eventuale accessibilità pubblica. Il contratto con il fornitore aiuta a ottenere queste informazioni, ma non sostituisce la descrizione rivolta all'interessato. Se la catena non può essere ricostruita, l'attività deve restare sospesa finché il vuoto non è riparato.
Anche qui un cambio di finalità richiede informazioni prima dell'uso successivo 3. Il record operativo dovrebbe legare origine e categoria alla finalità, quindi alla scadenza e alla prova di consegna. Questa catena permette di rispondere a una domanda pratica: per ogni riga importata, quale testo ha visto la persona, quando e attraverso quale evento? Senza tale collegamento, una copia corretta dell'informativa non dimostra che l'obbligo sia stato adempiuto.
I tempi dipendono dal primo evento utile
Nella raccolta diretta la regola è semplice: consegna al momento dell'ottenimento. Nella raccolta indiretta il termine è ragionevole e comunque non superiore a un mese, ma una prima comunicazione con la persona o una prima divulgazione a un altro destinatario anticipa la scadenza 3. Perciò un calendario basato soltanto sulla data di importazione è incompleto.
Il proprietario del processo deve poter osservare quale dei tre eventi arriva per primo, congelare la versione associata e impedire che un'automazione invii o divulghi prima dell'informativa, perché un controllo mensile eseguito a posteriori rileva il ritardo ma non protegge la persona nel momento in cui l'obbligo diventa esigibile.
| Evento | Termine applicabile | Prova utile |
|---|---|---|
| Invio diretto di un modulo | Nel momento in cui i dati sono raccolti | Versione mostrata e registrazione dell'invio |
| Acquisizione indiretta senza uso precedente | Entro un periodo ragionevole e al massimo un mese | Data di ingresso, regola di scadenza e consegna |
| Primo contatto prima del mese | Al più tardi nella prima comunicazione | Messaggio, versione allegata o collegata e data |
| Prima divulgazione prima del mese | Al più tardi alla prima divulgazione | Destinatario, evento, versione e registrazione |
Un lotto misto può contenere record acquisiti in giorni diversi. Usare un'unica data di caricamento rischia di accorciare o superare la scadenza di alcune persone. Conservate la data di ingresso per record o per lotto omogeneo, il primo evento d'uso e la versione consegnata. Se il sistema non offre questi campi, un registro esterno controllato può colmare la lacuna, purché sia collegato agli identificatori e al responsabile.
La prima comunicazione non coincide soltanto con una campagna promozionale. Può essere una richiesta di conferma, un messaggio commerciale individuale o un'altra interazione basata sui dati acquisiti. Analogamente, la divulgazione comprende il passaggio a un destinatario che riceve i dati per la finalità descritta. Occorre quindi osservare il flusso reale, non il nome attribuito internamente all'operazione.
Registrare l'evento evita anche prove retrospettive fragili. Una schermata del testo attuale non dimostra quale versione fosse disponibile tre settimane prima. Il record deve conservare o identificare il contenuto approvato, l'URL o canale attivo, la data, il gruppo interessato e l'esito della consegna 3. In questo modo una correzione futura non cancella la storia necessaria a spiegare cosa è avvenuto.
Le eccezioni sono ristrette e vanno motivate per attività
Per l'articolo 13, l'eccezione opera solo nella misura in cui la persona possiede già le informazioni. Non è una presunzione generale: dovete sapere quali elementi erano già disponibili, in quale contesto e se sono ancora corretti. Se conosce l'identità del titolare ma non la nuova finalità, l'eccezione copre il primo elemento, non il secondo 3.
Una prova adeguata può essere una precedente consegna della stessa versione per la medesima attività, collegata alla persona o a un gruppo definito; una semplice possibilità che abbia visitato il sito, invece, non dimostra quali informazioni abbia ricevuto né se fossero ancora valide quando è iniziato il nuovo trattamento.
L'articolo 14 prevede quattro rami distinti. Il primo è che la persona sia già informata. Il secondo riguarda impossibilità o sforzo sproporzionato nei contesti specificati, accompagnati dalle misure di salvaguardia richieste. Il terzo riguarda acquisizione o comunicazione espressamente prevista dal diritto dell'Unione o dello Stato membro con misure appropriate a tutela degli interessi legittimi. Il quarto riguarda dati che devono restare riservati per un obbligo di segreto professionale regolato, anche statutario 3.
Il volume di un database, un generico richiamo alla conformità o una clausola contrattuale di riservatezza non creano da soli un'eccezione. “È difficile contattare tutti” non spiega il contesto, lo sforzo, i rischi né le misure adottate. “Il fornitore ha promesso riservatezza” non dimostra un obbligo professionale o statutario. Ogni ramo deve essere verificato sui fatti e limitato ai dati e alle persone cui si applica.
Conservate la motivazione insieme all'attività, alla data, al decisore, al perimetro e alle salvaguardie. Se soltanto una parte delle informazioni è già nota, consegnate il resto. Se l'eccezione cessa, ripristinate il percorso ordinario. La consegna rimane la regola; l'eccezione è una decisione stretta, documentata e riesaminabile, non uno stato permanente assegnato a un intero archivio.
Una verifica per attività trasforma il testo in un controllo
Una buona revisione non chiede soltanto se l'informativa contiene molte sezioni. Prende un'attività e segue ogni passaggio dalla fonte fino al lettore. Nell'esempio seguente, cinque righe richiedono sospensione e riparazione; soltanto il percorso dei diritti può proseguire perché esiste una prova verificabile.
La decisione per riga deve avere conseguenze sul sistema: sospendere significa bloccare l'importazione, il contatto o la divulgazione pertinente, non soltanto colorare una cella, mentre pubblicare significa che il responsabile può mostrare testo, versione, prova e risultato del test senza ricostruirli dopo la richiesta.
| Controllo | Evidenza osservata | Decisione |
|---|---|---|
| Fonte: fornitore dell'evento | Il contratto non identifica evento e campi ricevuti | Sospendere e ricostruire l'origine |
| Finalità: contatto specifico | Il registro usa soltanto “marketing” | Sospendere e descrivere lo scopo concreto |
| Destinatario: piattaforma di invio | Il servizio non compare nel testo | Sospendere e correggere destinatari o categorie |
| Conservazione: criterio documentato | È indicata una durata senza motivazione | Sospendere e collegare il criterio alla base effettiva |
| Primo messaggio prima di un mese | Non è registrata la versione consegnata | Sospendere e riparare la prova di consegna |
| Percorso diritti e reclamo | Recapito testato e registrazione riuscita | Pubblicare con la prova conservata |
La tabella è un punto di partenza, non una valutazione astratta. Il responsabile dell'attività deve aprire il modulo, seguire il collegamento, leggere il testo come una persona esterna e inviare una richiesta di prova al recapito indicato. Se un campo del registro non coincide con l'esperienza reale, prevale il flusso osservato e il testo o il processo deve essere corretto.
Nel lotto misto, eseguite la verifica due volte: una come persona iscritta direttamente e una come contatto proveniente dall'evento. Il primo percorso deve mostrare l'informazione durante l'invio; il secondo deve rendere riconoscibili fonte, categorie e motivo del contatto. Se entrambi aprono la stessa pagina, annotate comunque quale sezione e quale scadenza rispondono a ciascun ingresso. Questa prova parallela impedisce che l'unificazione tecnica cancelli la differenza giuridica.
Dopo ogni riparazione, ripercorrete la via rivolta alla persona. Un nuovo destinatario inserito nel testo può richiedere un chiarimento di finalità; una nuova versione può non essere collegata al modulo; un recapito corretto nel documento può restare errato nel messaggio iniziale. Le dipendenze rendono insufficiente la spunta isolata. Occorre verificare la catena completa 3.
Assegnate un proprietario e una data a ogni sospensione. Una voce “da correggere” senza responsabile tende a diventare una deroga di fatto. La riapertura richiede evidenza osservabile: fonte identificata, finalità specifica, destinatario descritto, criterio motivato, consegna riprodotta. Solo allora la riga può passare da sospesa a pubblicabile.
Un'informativa a strati mantiene visibili i fatti decisivi
La struttura a strati riduce il carico iniziale senza ridurre le informazioni. Il primo livello presenta identità del titolare, finalità, origine dei dati, conseguenze importanti e un percorso evidente verso il dettaglio. Il livello successivo contiene basi giuridiche, destinatari, trasferimenti, conservazione, diritti e fatti specifici dell'attività 3. Il collegamento deve descrivere ciò che apre, non nasconderlo dietro formule generiche.
La priorità varia con il contesto: in un modulo di candidatura può essere decisivo mostrare subito l'uso obbligatorio di alcuni campi, mentre nel primo messaggio a un contatto acquisito altrove sono origine e finalità a spiegare l'arrivo inatteso; il modello grafico può restare comune, ma l'ordine informativo deve seguire la decisione che la persona affronta.
Nel modulo diretto, un fatto necessario alla decisione immediata non può essere rinviato in una pagina difficile da raggiungere. Nel primo contatto indiretto, la persona deve capire perché viene contattata e da dove arrivano i dati prima di essere invitata a esplorare altri livelli. Strati non significa sequenza obbligatoria di clic: significa priorità leggibile, con accesso semplice al quadro completo.
Tutti i livelli devono condividere un unico proprietario di versione. Se il riepilogo cambia e il dettaglio no, o viceversa, la persona riceve due descrizioni incompatibili della stessa attività. Il registro dovrebbe quindi collegare ogni livello allo stesso identificatore di versione e alla stessa approvazione, oltre a conservare la prova che i collegamenti funzionavano nel momento rilevante.
Prima della pubblicazione, affidate il testo a un revisore che non lo ha redatto. Chiedetegli di spiegare, senza suggerimenti, origine, scopo, destinatari, durata e azione disponibile. Le esitazioni indicano dove la lingua è formalmente corretta ma non intelligibile. Il test non sostituisce il controllo giuridico; verifica che il contenuto approvato possa essere davvero compreso.
Le prove devono seguire ogni cambiamento
Un'informativa non resta corretta per il solo fatto di avere una data. Cambiamenti di finalità, fonte, categoria, destinatario, trasferimento, conservazione, automazione o canale di consegna devono attivare una revisione. Anche una modifica tecnica, come il passaggio a un nuovo modulo o fornitore di email, può cambiare il momento e la prova della consegna 3.
Collegate quindi il processo di modifica al registro dell'informativa: chi approva un nuovo fornitore o campo deve vedere quali testi, collegamenti, eventi e prove ne dipendono, altrimenti il controllo scoprirà il cambiamento soltanto durante una richiesta o un audit, quando ricostruire versioni e consegne sarà molto più difficile.
Per una piccola organizzazione è sufficiente una cartella controllata o un registro semplice, purché colleghi attività, testo approvato, versione, prova di consegna, eccezioni e approvazione. Il sistema deve consentire di ricostruire ciò che una persona avrebbe visto in una data determinata. Verificate periodicamente i collegamenti e i recapiti per i diritti; un indirizzo pubblicato ma non monitorato rende il percorso inutilizzabile.
Una revisione deve produrre una decisione operativa, non soltanto commenti:
- Pubblicare: contenuti, percorso, tempi e prove coincidono e i recapiti funzionano.
- Sospendere: manca un elemento che impedisce di dimostrare origine, scadenza o consegna.
- Riparare e riprovare: correggere testo o processo, poi percorrere di nuovo il tragitto rivolto alla persona.
Chiudete soltanto quando l'attività specifica mostra informazioni chiare, tempestive e selezionate dall'origine. Un paragrafo universale non può descrivere ogni percorso. La prova migliore è una catena coerente: dato e fonte, finalità, versione, evento di consegna, eccezione eventuale e risultato del test 3. Se la catena resta leggibile dopo un cambiamento, l'informativa è gestita come un controllo vivo e non come un documento statico.
Domande frequenti
Quali informazioni deve contenere un'informativa sulla privacy?
Che differenza c'è tra gli articoli 13 e 14 del GDPR?
Quando deve essere consegnata l'informativa?
Una sola informativa può coprire tutte le attività?
È possibile usare un'informativa a più livelli?
Come si dimostra che l'informativa è stata consegnata?
Fonti
Vuole questa analisi sulla Sua azienda?
AI Foundation Audit — una valutazione strutturata della Sua impronta di IA: rischi di integrazione, lacune di governance, opportunità di ROI. Consegnata come un report completo su cui può agire.
Riceve il Suo Report esecutivo e il Brief di implementazione — su misura per la Sua azienda e consegnati subito.