Quelles mentions faut-il prévoir dans une politique de confidentialité ?

Il n’existe pas de paragraphe universel adapté à tous les traitements. Pour chaque activité, indiquez notamment le responsable du traitement, les finalités, les bases juridiques, les destinataires, la conservation, les droits et les voies de contact. Pour des données obtenues indirectement, ajoutez leurs catégories et leur source réelle. Justifiez aussi chaque mention déclarée inapplicable.

Quelle différence existe entre les articles 13 et 14 du RGPD ?

L’article 13 s’applique lorsque la personne vous remet directement ses données, par exemple dans un formulaire. L’article 14 régit les données provenant d’une autre source. Les deux articles partagent un socle d’informations, mais l’article 14 exige aussi les catégories de données et leur source précise. Le parcours retenu détermine également le délai de remise.

Quand faut-il communiquer les informations de confidentialité ?

En cas de collecte directe, communiquez les informations au moment où les données sont obtenues. En cas de collecte indirecte, agissez dans un délai raisonnable ne dépassant pas un mois. Si vous contactez la personne ou divulguez les données plus tôt, la première de ces opérations avance l’échéance. Conservez la version et la preuve correspondantes.

Une seule politique peut-elle couvrir toutes mes activités ?

Oui, uniquement si chaque activité demeure concrète et facile à distinguer. Un document peut regrouper plusieurs traitements, mais une étiquette générale comme prospection ne doit pas masquer des différences de source, de finalité, de destinataire ou de calendrier. Partez donc des activités réelles et vérifiez qu’une personne retrouve sans deviner les faits propres à sa situation.

Puis-je présenter l’information en plusieurs couches ?

Oui. La première couche peut présenter le responsable du traitement, la finalité, l’origine pertinente, les conséquences importantes et un accès clair au détail. Une couche approfondie expose les bases juridiques, destinataires, transferts, durées, droits et faits propres à l’activité. Une information déterminante au moment de la collecte ou du premier contact ne doit toutefois pas être dissimulée.

Comment prouver que l’information a bien été remise ?

Reliez chaque activité au texte approuvé, à son numéro de version, au canal utilisé et à l’événement qui a déclenché sa remise. Conservez la date, la version effectivement affichée et le résultat du test des voies de contact et d’exercice des droits. Une capture isolée suffit rarement, car elle ne prouve ni le parcours ni le bon moment.

Que doit contenir une politique de confidentialité ?

Une entreprise reçoit des noms, des coordonnées, des achats ou des contacts commerciaux par des chemins différents. La question que doit contenir une politique de confidentialité se résout donc à partir de l’origine des données, et non à partir d’un modèle générique. L’article 13 correspond à la collecte directe, l’article 14 à la collecte indirecte, tandis que l’article 12 encadre la façon de présenter l’information dans les deux cas.

Le 19 mars 2026, l’EDPB a lancé sa cinquième action coordonnée de contrôle. Vingt-cinq autorités de contrôle y participaient pour examiner la transparence et les obligations d’information, avec des conclusions attendues pendant le second semestre 2026. Ce lancement justifie de vérifier vos pratiques, mais ne préjuge d’aucun résultat ¹^,2.

Réponse rapide : Une politique de confidentialité doit contenir l’identité du responsable, les données utilisées, chaque finalité et base juridique, les destinataires, la conservation et les droits. Ajoutez les catégories et la source lorsque les données sont indirectes. Présentez ces informations clairement, au bon moment, et gardez la preuve de leur remise ³.

Dernière mise à jour : 22 septembre 2026

L’origine des données commande le parcours

Commencez par une activité de traitement réelle et délimitée. Identifiez les données concernées, leur source, la finalité précise et les destinataires. Cette fiche élémentaire empêche une liste juridiquement soignée de se détacher du processus que vit une cliente, un visiteur ou un contact. L’article 13 régit la collecte auprès de la personne, l’article 14 les données venues d’ailleurs, et l’article 12 s’applique aux deux parcours ³.

Parcours	Cas concret	Distinction à conserver
Collecte directe	La personne remplit elle-même un formulaire de contact ou de commande	L’information accompagne le moment où les champs sont transmis
Collecte indirecte	Les données viennent d’un fournisseur, d’une source publique ou d’un autre tiers	La source réelle, les catégories et la première échéance doivent être précisées
Parcours mixte	Une inscription à une lettre d’information est enrichie par une liste issue d’un événement	Les deux origines gardent leurs informations et leurs calendriers propres

Suivez le cas mixte jusqu’au bout. La personne saisit d’abord son adresse pour recevoir une lettre d’information : cette collecte directe appelle l’information de l’article 13 au moment de l’inscription. Plus tard, une liste d’événement apporte sa fonction et son entreprise, puis un rapprochement prépare une prospection ciblée. Cette seconde origine relève de l’article 14 et crée ses propres mentions et sa propre échéance. Le seul mot prospection ne peut pas fusionner ces deux parcours.

Cette reconstruction produit aussi une décision opérationnelle. Si l’équipe connaît le but de la campagne et son prestataire, mais ignore encore la provenance exacte de la liste importée, elle ne peut pas rédiger une information fidèle. L’activité reste suspendue jusqu’à ce que la source, les catégories, la finalité, les destinataires et le premier mode de remise forment une chaîne que la personne peut comprendre et que l’entreprise peut prouver.

Attribuez enfin un propriétaire à cette fiche d’activité. Son rôle n’est pas seulement de relire un texte, mais de comparer les mots aux formulaires, imports, contrats de prestataires et journaux de remise. Lorsqu’une source ou un destinataire change, ce point de contrôle doit intervenir avant que l’ancienne formulation ne continue à être présentée comme actuelle.

L’article 12 encadre une information réellement accessible

Une politique exhaustive peut rester inutilisable. L’information doit être concise, transparente, compréhensible, aisément accessible, et formulée en termes clairs et simples. Elle est normalement fournie par écrit, y compris par voie électronique ³. Cette exigence ne commande pas une brièveté artificielle : elle exige une structure dans laquelle une personne trouve et comprend les faits qui la concernent.

Lisez chaque formule du point de vue d’une personne qui ignore vos noms de projets et vos systèmes. Des expressions comme améliorer nos services ou gérer la relation client paraissent accueillantes, mais ne décrivent pas une opération. Dites plutôt que les données d’achat servent à exécuter une commande, qu’un prestataire de paiement les reçoit et que la durée de conservation dépend d’un critère déterminé.

Reliez quatre éléments qui forment ensemble la preuve de remise : le contenu, le canal, la version et l’événement déclencheur. Le bon texte caché au fond d’un site ne prouve pas qu’une personne l’a trouvé lors de l’envoi du formulaire. À l’inverse, une case cochée ne montre pas quelle version était accessible. Testez le parcours publié sur les supports réellement utilisés et conservez un résultat reproductible.

La voie de contact doit fonctionner au même titre que le texte. Envoyez un message d’essai, vérifiez que le destinataire existe et suivez un exercice de droit jusqu’à l’équipe compétente. Une adresse abandonnée transforme une mention exacte en impasse opérationnelle, ce qui contredit précisément la promesse d’accessibilité faite au lecteur.

Des icônes normalisées peuvent aider à parcourir une première couche, mais elles ne remplacent jamais les informations. Un symbole évident pour l’équipe de conception peut rester ambigu pour le public. Utilisez-le comme repère vers une explication rédigée, avec la même version et le même propriétaire, plutôt que comme raccourci destiné à supprimer un fait obligatoire.

La collecte directe exige les mentions dès l’obtention

Lorsque la personne remet elle-même ses données, les informations sont dues au moment où elles sont obtenues ³. Sur un formulaire, les faits déterminants doivent donc être disponibles avant ou pendant l’envoi. Un lien général placé en bas de page ne constitue pas une réponse sûre si la finalité, une conséquence importante ou un destinataire inattendu ne se comprend pas dans le contexte immédiat.

Pour l’activité considérée, examinez exactement les douze éléments suivants :

l’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, de son représentant ;
les coordonnées du délégué à la protection des données lorsque cette fonction est applicable ;
les finalités précises et la base juridique de chacune d’elles ;
les intérêts légitimes poursuivis lorsque le traitement repose sur cette base ;
les destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
les transferts concernés et les garanties qui leur sont associées ;
la durée de conservation ou, lorsqu’elle ne peut être fixe, les critères permettant de la déterminer ;
les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité lorsqu’ils s’appliquent ;
le droit de retirer le consentement à tout moment sans affecter la licéité antérieure ;
le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité nationale de contrôle compétente ;
le caractère légal ou contractuel de la fourniture, ou sa nécessité pour un contrat, ainsi que les conséquences possibles d’un refus ;
l’existence, la logique essentielle et les conséquences de toute décision automatisée, y compris le profilage, lorsqu’elle existe.

Tous les éléments ne s’appliquent pas à chaque activité. Toutefois, inapplicable doit être une conclusion documentée et non un espace laissé vide. Pour la conservation, un critère contrôlable, lié par exemple à la fin de la relation et à un besoin juridique établi, renseigne davantage que la formule aussi longtemps que nécessaire.

Si vous envisagez ensuite une finalité différente, fournissez avant ce nouveau traitement les informations relatives à cette finalité et les autres faits pertinents ³. Comparez la nouvelle opération au texte approuvé : un numéro de version ancien ne doit pas faire croire qu’une utilisation qui n’existait pas encore avait déjà été expliquée.

L’exception de l’article 13 est étroite. Vous pouvez omettre une information uniquement dans la mesure où la personne la possède déjà. Consignez les mentions effectivement connues, le contexte dans lequel elles ont été fournies et la raison pour laquelle elles restent exactes. Les exceptions plus larges de l’article 14 ne peuvent pas être importées dans un formulaire de collecte directe.

Associez chaque mention à un fait vérifiable. Les destinataires doivent venir du parcours réel des prestataires, les durées du critère approuvé et les conséquences d’une absence de fourniture du fonctionnement du service. Si le propriétaire ne peut pas relier une phrase à une décision ou à un système, la mention reste ouverte et le texte n’est pas prêt à être publié.

La collecte indirecte ajoute catégories et source réelle

Le socle commun demeure : responsable, contacts, finalités, bases juridiques, intérêts, destinataires, transferts, conservation et droits. L’article 14 ajoute les catégories de données et leur source réelle, avec l’indication de son éventuel caractère public ³. La formule auprès de tiers ne permet pas à une personne de comprendre comment ses coordonnées sont arrivées chez vous.

Prenons une liste fournie après un événement professionnel. N’écrivez pas seulement partenaire. Identifiez le fournisseur ou l’événement, décrivez les champs reçus, les informations ajoutées ensuite et la finalité exacte du rapprochement. Recevoir une adresse professionnelle et construire un profil enrichi sont deux opérations différentes, aussi bien pour la personne que pour votre contrôle interne.

Remontez à l’origine qui a du sens pour la personne. Un export de base de données peut ne nommer que le dernier système traversé, alors que les coordonnées provenaient initialement d’un salon, d’une liste publique ou d’un intermédiaire. Documentez la chaîne, les champs reçus, les enrichissements et le moment où la finalité a été décidée. Sinon, la politique décrit un transfert technique et non la provenance effective.

La chaîne doit rester lisible de bout en bout. L’origine et la catégorie conduisent à la finalité, la finalité détermine les mentions utiles, le premier usage influe sur le calendrier, et le canal prouve comment l’information est parvenue à la personne. Une seule étape réduite à un code de système rend l’ensemble incomplet.

Une nouvelle finalité réactive l’obligation d’information. Avant de traiter les données indirectes dans ce nouveau but, communiquez les informations complémentaires pertinentes ³. Le registre de versions doit alors relier la modification, son approbation, le premier usage et la remise, plutôt que de conserver une date isolée qui ne dit pas ce qui a été expliqué.

Le premier événement utile fixe l’échéance

Pour une collecte directe, l’information est fournie au moment de l’obtention. Pour une collecte indirecte, elle intervient dans un délai raisonnable ne dépassant pas un mois. Une première communication avec la personne ou une première divulgation à un autre destinataire avance toutefois l’échéance à cet événement ³.

Situation	Échéance	Preuve de contrôle
Envoi direct d’un formulaire	Au moment de l’obtention	Version du formulaire, horodatage et parcours affiché
Données indirectes uniquement conservées	Dans un délai raisonnable, au plus tard sous un mois	Date de réception, remise planifiée et preuve d’envoi
Premier contact avant un mois	Au plus tard lors de cette communication	Événement de contact et version jointe ou liée
Première divulgation avant un mois	Au plus tard lors de cette divulgation	Destinataire, événement et information fournie en amont

Les dates d’entrée et les premiers usages ne sont donc pas des détails techniques. Une série de contacts peut arriver en plusieurs lots alors qu’une partie est sollicitée plus tôt. Une seule date de campagne risque de dépasser l’échéance des données les plus anciennes. Reliez les personnes ou sous-lots à leur réception et à la version utilisée lors du premier événement.

Une chronologie simple rend le raisonnement reproductible. Notez la réception, le premier usage prévu, la première communication réelle, la première divulgation et la version accessible à chaque étape. Si le calendrier de campagne change, réévaluez aussi l’échéance d’information au lieu de déplacer uniquement la date d’envoi dans un autre outil.

Les parcours mixtes demandent la même rigueur. Une personne peut s’inscrire directement puis être enrichie à partir d’une source externe. La première information ne couvre pas automatiquement les faits qui n’existaient pas à l’époque. Le dossier doit montrer ce qui a déjà été remis et ce qui doit être ajouté pour la nouvelle origine, la nouvelle catégorie ou le nouvel usage.

Conservez pour chaque lot la date la plus ancienne encore représentée et les événements qui ont déjà eu lieu. Cette précaution évite qu’un nouvel import repousse artificiellement le délai de données reçues auparavant. Lorsqu’un contact individuel intervient plus tôt que prévu, rattachez immédiatement la version remise à cette personne, sans attendre l’envoi collectif. Le contrôle reste ainsi centré sur l’échéance réelle de chaque parcours plutôt que sur le calendrier commode de la campagne.

Les exceptions restent étroites et documentées

Pour les données collectées directement, l’article 13 écarte seulement les informations déjà détenues par la personne, dans cette stricte mesure. L’article 14 prévoit exactement quatre branches : la personne est déjà informée ; la remise est impossible ou exige des efforts disproportionnés dans le contexte défini, avec des garanties appropriées ; l’obtention ou la divulgation est expressément prévue par le droit de l’Union ou d’un État membre avec des mesures protectrices ; ou un secret professionnel réglementé ou légal s’applique ³.

Un volume important ne constitue pas une exception. Une référence générale à la conformité ou une affirmation de confidentialité sans fondement ne suffit pas davantage. Pour invoquer des efforts disproportionnés, décrivez les faits concrets, les intérêts des personnes et les garanties prévues, par exemple une information rendue publique lorsque cette mesure répond réellement à la situation.

Délimitez la décision au niveau de l’activité et de l’information concernée. Une difficulté portant sur la source d’une collection historique ne dispense pas nécessairement de communiquer les finalités, les droits et les contacts. Indiquez la branche retenue, son périmètre, les éléments examinés, les garanties, le décideur et la prochaine date de réexamen. La remise ordinaire demeure le point de départ ³.

Une difficulté temporaire ne doit pas devenir une exemption permanente. Réévaluez l’analyse lorsqu’une source, un moyen de contact ou un outil change. Une information autrefois impossible à individualiser peut devenir accessible après une migration, et une mesure publique autrefois pertinente peut ne plus protéger les nouvelles catégories de personnes.

Conservez le raisonnement avec la version de la politique. Un simple champ exception ne montre ni ce qui a été écarté ni pourquoi. Un dossier court mais précis permet à un autre responsable de reprendre la décision, de tester les garanties et de rétablir la remise individuelle dès que les faits ne justifient plus la branche retenue.

Une activité doit former une chaîne contrôlable

Un audit utile relie ce que la personne lit aux preuves internes. Pour une prospection fondée sur une liste d’événement, vérifiez la route complète plutôt que la seule qualité rédactionnelle.

Point contrôlé	Décision	Réparation ou preuve attendue
La source est le fournisseur de l’événement	Suspendre et réparer	Nommer le fournisseur ou l’événement et garder la preuve du transfert
La finalité est une prospection précisément définie	Suspendre et réparer	Remplacer la formule générale par l’usage réel
Le destinataire est le prestataire d’envoi	Suspendre et réparer	Nommer le destinataire ou sa catégorie exacte et son rôle
La conservation suit un critère documenté	Suspendre et réparer	Relier le critère à l’activité et à sa date de revue
Le premier courriel précède le délai d’un mois	Suspendre et réparer	Fournir l’information de l’article 14 au plus tard avec ce courriel
Les voies de droits et de réclamation fonctionnent	Continuer avec preuve	Garder le test, la version, la date et les propriétaires

Les cinq premières lignes empêchent la poursuite tant que le fait et l’information ne sont pas réparés. La dernière peut aboutir avec sa preuve. Cette lecture évite qu’une moyenne rassurante masque une source absente ou un premier contact trop tardif. Chaque ligne conserve ainsi son effet sur la décision globale.

Après les réparations, recommencez par le parcours de la personne. Ouvrez le premier message, suivez tous les liens, retrouvez l’origine et la finalité, essayez la voie d’exercice des droits, puis comparez les destinataires et le critère de conservation aux systèmes réels ³. L’activité n’est prête que lorsque traitement, texte et remise racontent la même histoire.

L’audit ne juge donc pas l’élégance d’une page. Il vérifie si la source déclarée correspond à l’import, si la finalité correspond à l’usage, si le destinataire correspond au flux et si la bonne version atteint la personne à temps. Une phrase peut être claire et néanmoins fausse ; une preuve technique peut être exacte et néanmoins ne rien dire à la personne.

Les couches doivent partager une seule version

Une présentation en couches rend une politique dense plus utilisable. La première couche expose le responsable du traitement, la finalité précise, l’origine lorsqu’elle n’est pas évidente, les conséquences importantes et un accès clair aux explications. La couche approfondie porte les bases juridiques, intérêts, destinataires, transferts, durées, droits et faits propres à l’activité ³.

La hiérarchie ne permet pas de cacher une information décisive. Sur un formulaire direct, les faits qui influencent le choix doivent apparaître dans le contexte du formulaire. Lors du premier contact indirect, la personne doit comprendre immédiatement pourquoi elle est sollicitée et d’où viennent ses données. Un lien approfondit cette réponse ; il ne la remplace pas.

Un seul propriétaire de version doit gouverner toutes les couches. Sans cette règle, une bannière courte peut annoncer une nouvelle finalité tandis que la page détaillée conserve un ancien destinataire ou une durée dépassée. Le propriétaire relie modification, validation et publication, puis contrôle que chaque formulaire, courriel et page conduit vers le même état approuvé ³.

Testez la compréhension avec une personne qui n’a pas participé à la rédaction. Donnez-lui un scénario concret et demandez-lui de retrouver le responsable, la source, la finalité, le destinataire, la durée et la voie d’exercice des droits. Tout élément qu’elle doit déduire signale une articulation insuffisante, même si l’information apparaît quelque part dans la couche longue.

Le test doit porter sur le parcours publié, pas sur un document de prévisualisation. Vérifiez les liens depuis le téléphone, le formulaire et le premier message, puis consignez la version obtenue par chaque route. Une couche correcte mais inaccessible depuis le point de collecte ne satisfait pas le besoin auquel la structure en couches devait répondre.

Le registre maintient l’information dans le temps

Un changement de finalité, source, catégorie, destinataire, transfert, conservation, automatisation ou mode de remise déclenche une revue. N’attendez pas une échéance annuelle lorsque le système change aujourd’hui. La politique décrit le traitement et doit donc suivre son rythme de modification ³.

Une petite organisation peut utiliser un dossier contrôlé ou un registre simple, pourvu qu’il relie l’activité, le texte approuvé, la version, la preuve de remise, les exceptions et la validation. Associez un propriétaire du contenu à un propriétaire opérationnel. Le premier protège l’exactitude des mots ; le second voit arriver les changements de formulaire, de fournisseur et de flux.

Testez régulièrement les coordonnées et les voies d’exercice des droits. La preuve doit montrer non seulement qu’une page existait, mais qu’une personne pouvait atteindre la bonne équipe et obtenir le traitement attendu. Conservez la date, la modification et le résultat avec la version concernée afin de ne pas reconstruire plus tard l’historique à partir de messages dispersés.

Attribuez une issue explicite à la revue :

Publier : l’activité, l’information, le calendrier, le parcours et les preuves concordent ;
Suspendre : une base, une source, une exception ou un fait opérationnel reste à confirmer ;
Réparer et retester : corriger le texte ou le traitement, puis reprendre tout le parcours du point de vue de la personne.

La bonne politique de confidentialité n’est pas un paragraphe universel. Elle reste propre à chaque activité, choisit ses mentions selon l’origine des données, informe clairement et au bon moment, puis conserve la preuve de cette remise. C’est l’accord durable entre le traitement réel, les mots visibles et le parcours de la personne qui rend l’information fiable ³.