Qué debe incluir un aviso de privacidad

Nombres, direcciones, compras y contactos comerciales pueden venir de la propia persona o de un organizador de eventos, un proveedor o una fuente pública. Para saber qué debe incluir un aviso de privacidad, empieza por el origen, no por una plantilla. Ese origen selecciona la vía del artículo 13 o del artículo 14; el artículo 12 rige en ambos casos la forma de presentar la información.

El 19 de marzo de 2026, el EDPB puso en marcha su quinta acción coordinada, centrada en transparencia y obligaciones de información, con 25 autoridades de control participantes. Se esperaban resultados en el segundo semestre de 2026: el lanzamiento justifica revisar el proceso, pero no acredita ningún resultado ni infracción ^1,2.

Respuesta rápida — Para determinar qué debe incluir un aviso de privacidad, identifica la actividad y el origen de los datos. Explica responsable, fines, bases, destinatarios, transferencias, conservación, derechos y reclamación; en la recogida indirecta añade categorías, fuente y plazos. Entrega información clara y accesible, y registra versión, canal y acontecimiento para demostrarlo ³.

Última actualización: 22 de septiembre de 2026

El origen de los datos abre la vía correcta

Selecciona una actividad real y acotada; en una campaña de boletín, por ejemplo, identifica campos, procedencia, finalidad y destinatarios.

Esta delimitación evita que una palabra amplia como “marketing” esconda recorridos con información y fechas distintas.

El límite elegido debe incluir todo el trayecto que determina la experiencia de la persona, desde la entrada y cualquier enriquecimiento hasta el envío y sus proveedores, porque separar artificialmente esas fases puede hacer que cada ficha parezca completa mientras nadie observa que un dato adquirido para un contexto termina impulsando otro uso, con otra finalidad y otro momento de información; el mapa sirve precisamente para mantener unidas decisiones que el software distribuye entre equipos.

Imagina que alguien deja su correo y preferencias en la web, mientras la empresa recibe de una feria una lista con nombre, cargo y sociedad. Los registros pueden acabar en la misma herramienta, pero siguen teniendo entradas diferentes. Hay que separar campos aportados directamente de los adquiridos fuera, explicar el uso de cada uno y asociar la entrega correspondiente. Los artículos 13 y 14 gobiernan esas entradas, y el 12 ambas presentaciones ³.

La ficha mínima conecta datos, fuente, fin y destinatarios. Añade quién es dueño de la actividad y qué hecho activa la información: envío del formulario, importación, primer mensaje o primera revelación. Si falta un elemento, no se puede elegir de forma fiable la vía ni explicar el recorrido. Un registro sencillo hace visibles mezclas que una plantilla general oculta.

Revisa también los lotes históricos. Una base puede contener altas directas antiguas, contactos obtenidos de socios y registros enriquecidos después.

Clasificarlos por dónde se almacenan confunde la infraestructura con el origen. Clasificarlos por hechos permite decidir contenido, plazo y prueba para cada grupo sin multiplicar documentos innecesariamente.

El artículo 12 también gobierna el acceso

Un aviso completo que nadie encuentra no cumple su función; el artículo 12 exige información concisa, transparente, inteligible, de fácil acceso y con lenguaje claro y sencillo, normalmente por escrito, también por medios electrónicos ³. Prueba el recorrido desde la posición del lector: ¿aparece cuando corresponde, se entiende sin formación jurídica y ofrece una vía útil para actuar?

La prueba debe cubrir condiciones reales y no solo la pantalla del redactor: un teléfono con poco espacio, un enlace abierto desde el primer correo sin visita previa, un lector que utiliza tecnología asistiva y un contacto para derechos atendido por otra persona muestran si contenido, canal y organización funcionan como una sola entrega; cuando una de esas rutas falla, la solución no consiste en declarar que la información existe en otra página, sino en reparar el acceso que el tratamiento utiliza.

La amabilidad no sustituye a la precisión. “Usamos tus datos para mejorar la experiencia” suena sencillo, pero no informa de finalidad concreta, base, destinatario ni duración. Una formulación útil combina el hecho cotidiano con el detalle jurídico: enviar la dirección al transportista para entregar un pedido es comprensible y verificable; una referencia genérica a “gestionar el servicio” puede cubrir casi cualquier cosa.

La evidencia une contenido, canal, versión y hecho activador. Guardar el documento aprobado no demuestra que estuviera enlazado en el formulario el día relevante. Recorre la ruta publicada con un dispositivo ordinario, abre todos los enlaces, comprueba legibilidad y envía un mensaje al contacto para derechos. Conserva fecha, resultado y versión del ensayo.

Define antes de publicar qué evidencia cerrará la prueba: identificador de actividad, versión exacta, canal observado, instante del acontecimiento y resultado del contacto. El propietario de la entrega revisa esa cadena con quien conserva los registros. Si ambos no pueden reconstruir el mismo recorrido sin apoyarse en memoria personal, la entrega queda pendiente, se corrige el enlace entre pruebas y se repite el ensayo.

Los iconos normalizados pueden orientar, pero complementan la información y no la reemplazan; en un diseño por capas, el detalle debe estar a pocos pasos claros, con títulos coherentes y enlaces estables. Una frase tranquilizadora no compensa una ruta rota. La medida práctica es lo que una persona puede comprender y hacer en el canal que realmente se utiliza.

La recogida directa exige los campos del artículo 13

Si los datos se obtienen de la persona, la información se entrega en ese mismo momento ³. Comprueba cada actividad contra estas doce piezas; documenta por qué una no procede, en vez de omitirla sin rastro.

Contrasta cada pieza con los hechos y no únicamente con el texto anterior, pues una finalidad bien nombrada pero asociada a la base equivocada, una categoría de destinatarios más estrecha que los contratos o un criterio de conservación que nadie puede ejecutar producen una explicación incompleta aunque todas las casillas estén visibles; la revisión debe dejar para cada campo una fuente interna, un dueño y una razón que pueda reabrirse cuando cambie el proceso.

• Identidad y datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante.
• Contacto del delegado de protección de datos cuando proceda.
• Fines del tratamiento y bases jurídicas correspondientes.
• Intereses legítimos perseguidos por el responsable o un tercero cuando sean la base.
• Destinatarios o categorías de destinatarios de los datos.
• Transferencias internacionales y garantías aplicables.
• Plazo de conservación o criterios utilizados para fijarlo.
• Derechos pertinentes de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad.
• Derecho a retirar el consentimiento sin afectar a la licitud previa.
• Derecho a reclamar ante una autoridad nacional de control competente.
• Carácter obligatorio o contractual de facilitar datos y consecuencias de no hacerlo.
• Decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, y la información significativa exigida.

Un criterio de conservación suele ser mejor que una fecha inventada, siempre que esté conectado con la finalidad y el fundamento reales. Del mismo modo, un campo no se convierte en obligatorio porque el formulario lo marque así. Si el teléfono no es necesario para comprar, el aviso debe reflejar el proceso correcto y el formulario necesita reparación.

Cuando se pretenda usar los datos con una finalidad posterior, la información sobre ese nuevo fin y los elementos pertinentes debe darse antes del tratamiento ³. La única excepción del artículo 13 opera en la medida en que la persona ya disponga de la información. No permite importar excepciones del artículo 14 ni asumir conocimiento por haber publicado alguna vez un texto parecido.

El registro de inaplicabilidad protege contra dos errores: llenar el aviso con apartados vacíos y eliminar silenciosamente obligaciones reales. Para cada pieza indica hecho, decisión y revisor. Cuando cambie una herramienta, un destinatario o una base, vuelve a abrir la decisión; una conclusión correcta para la versión anterior no se hereda automáticamente.

La recogida indirecta añade categorías y fuente real

El núcleo del artículo 14 se parece al del 13, pero añade categorías de datos y la fuente concreta, incluida la indicación de si es públicamente accesible ³. “Terceros” no es una fuente útil; la persona debe poder comprender quién originó el dato, qué recibió la empresa y qué transformación se hizo después.

El nivel de detalle debe permitir reconocerse sin reproducir un diccionario técnico: “datos profesionales” puede ocultar cargo, antigüedad, asistencia a un evento e intereses inferidos, mientras una lista de nombres de columnas no explica qué significan ni cómo se obtuvieron; agrupa por significado, identifica la fuente de cada grupo y separa lo recibido de lo deducido, de forma que el lector pueda cuestionar tanto la procedencia como la inferencia que condiciona el contacto.

En una lista de asistentes, identifica proveedor o evento, campos recibidos, enriquecimiento y fin del emparejamiento. Si se añadió el sector de la empresa a partir de otra fuente, dilo. Si se comparan registros para una invitación específica, describe esa finalidad. Llamar “marketing” a toda la cadena no aclara por qué esta persona está incluida.

La entidad que entrega el archivo no siempre es la fuente material; un agregador puede combinar listados públicos y aportaciones de socios. El responsable debe reconstruir la procedencia relevante, y el contrato debe permitir obtenerla. Si esa cadena no puede explicarse, la actividad queda en espera: la falta de trazabilidad no se arregla con una frase más vaga.

La información sobre una finalidad nueva precede al uso posterior ³. El registro enlaza origen y categoría con finalidad, plazo y entrega. La pregunta operativa es concreta: para cada lote, ¿qué texto pudo ver la persona, cuándo y mediante qué acontecimiento? Poseer una versión correcta no prueba que nadie la recibiera.

El primer acontecimiento fija el plazo efectivo

En recogida directa, informa al obtener los datos. En indirecta, dentro de un plazo razonable y nunca después de un mes; una primera comunicación o primera revelación anterior adelanta el límite ³. Por eso una agenda basada únicamente en la fecha de importación es insuficiente.

El control operativo debe observar cuál de esos acontecimientos sucede primero, asociarle la versión aprobada y detener cualquier automatización que comunique o revele antes de informar, porque una comprobación mensual posterior puede detectar el incumplimiento pero no evitarlo; para lotes con entradas distintas, conserva fechas por registro o grupos homogéneos, de modo que la comodidad de una importación masiva no borre plazos individuales ni produzca una evidencia ficticiamente uniforme.

Un lote puede agrupar fechas distintas. Conserva la fecha por registro o por grupo homogéneo, el primer uso y la versión entregada. Si la herramienta comercial no tiene esos campos, un registro controlado externo puede cubrirlos si se enlaza con identificadores y propietario. Una fecha común creada al importar no debe borrar la historia.

Primera comunicación no significa solo campaña masiva. Puede ser una validación, un correo individual o cualquier interacción basada en los datos obtenidos. Primera revelación incluye el paso al destinatario que interviene en la finalidad. Mira el flujo, no la etiqueta interna. Registra también intentos fallidos y la regla usada para decidir si constituyeron entrega.

Una captura actual no demuestra lo que existía semanas atrás; conserva el contenido o identificador de versión, URL o canal, fecha, grupo y resultado ³. Así una corrección posterior mejora el presente sin borrar la evidencia necesaria para reconstruir el pasado.

Las excepciones son estrechas y parciales

En el artículo 13, la excepción solo cubre aquello que la persona ya conoce. Si sabe quién es el responsable, pero desconoce una finalidad nueva, el primer dato puede quedar cubierto y el segundo no ³. Hace falta evidencia sobre contenido, contexto y vigencia; no basta afirmar que “probablemente lo sabe”.

Una entrega anterior de la misma versión para la misma actividad, vinculada a la persona o a un grupo definido, puede sostener la decisión, mientras una visita posible al sitio o una relación comercial antigua no muestra qué campos recibió ni si seguían vigentes; divide la información elemento por elemento, entrega todo lo no acreditado y programa una revisión, ya que el alcance de una excepción puede reducirse cuando cambian finalidad, destinatario, conservación o canal.

El artículo 14 tiene cuatro ramas: información ya conocida; imposibilidad o esfuerzo desproporcionado en los contextos previstos, con salvaguardias; obtención o revelación establecida por el Derecho de la Unión o del Estado miembro con medidas protectoras; y secreto profesional regulado, incluido el estatutario ³. Son pruebas separadas, no expresiones intercambiables.

El volumen, una declaración genérica de cumplimiento o una cláusula contractual de confidencialidad no crean una excepción. “Son demasiados contactos” no explica contexto, esfuerzo, riesgo ni medidas. “El proveedor prometió secreto” no acredita un deber profesional regulado. Delimita personas, datos, duración y salvaguardias para cada decisión.

Conserva actividad, fecha, decisor, alcance y revisión. Entrega la parte no cubierta. Si cambian las circunstancias, vuelve a la ruta ordinaria. La información es la regla; la excepción es una conclusión limitada, documentada y revisable, nunca un estado permanente asignado a una base entera.

Una auditoría de actividad convierte el aviso en control

La revisión útil sigue un tratamiento desde la fuente hasta la persona. En este ejemplo, cinco filas quedan en espera y requieren reparación; una sola puede avanzar con evidencia.

Cada estado debe producir una consecuencia fuera de la hoja: detener significa bloquear la importación, el contacto o la revelación afectada, y publicar significa que el dueño puede enseñar en ese momento fuente, finalidad, destinatario, criterio, versión y prueba sin reconstruirlos después; si la herramienta solo colorea filas, añade responsables, fechas y controles de sistema, pues una observación sin acción deja que el mismo flujo continúe mientras el informe aparenta haberlo gobernado.

Después de reparar, recorre de nuevo la ruta visible. Añadir un destinatario puede exigir explicar mejor el fin; aprobar una versión no garantiza que el formulario la enlace; corregir un contacto en el documento no corrige un correo antiguo. Las dependencias obligan a probar la cadena completa ³.

Asigna propietario y fecha a cada espera: “Pendiente” sin responsable se convierte en una excepción de hecho. Para abrir la actividad exige evidencia observada: fuente identificada, fin específico, destinatario descrito, criterio razonado y entrega reproducida. El responsable debe navegar el recorrido, no limitarse a leer la ficha interna.

Repite la prueba con alguien ajeno al diseño. Pídele que explique de dónde salen los datos, para qué se usan, quién los recibe, cuánto duran y qué puede hacer. Si necesita interpretación del autor, el aviso todavía no es inteligible aunque todas las palabras legales estén presentes.

Las capas deben mantener visibles los hechos importantes

La primera capa ofrece responsable, fin, origen, consecuencias relevantes y acceso claro al detalle. La segunda contiene bases jurídicas, destinatarios, transferencias, conservación, derechos y hechos de la actividad ³. Reducir la carga inicial no significa reducir el contenido ni convertir el enlace en un escondite.

El orden inicial depende del momento de decisión: en un formulario puede ser esencial mostrar qué campos son obligatorios y qué ocurre si no se facilitan, mientras un primer correo basado en datos indirectos debe explicar de inmediato procedencia y motivo del contacto; el diseño común puede conservar tipografía, navegación y responsable de versión, pero la prioridad debe responder a la pregunta que la persona afronta, y ningún hecho decisivo puede quedar detrás de un rótulo genérico que no anticipa su contenido.

En un formulario directo, una consecuencia importante para decidir no puede quedar tras varias pantallas. En el primer contacto indirecto, la persona necesita saber por qué recibe el mensaje y de dónde procede su información. Las capas ordenan por prioridad, pero el conjunto debe seguir siendo accesible sin obstáculos.

Un único propietario controla versiones de todas las capas. Si cambia el resumen y no el detalle, aparecen relatos incompatibles. El registro enlaza cada pieza con el mismo identificador, aprobación y prueba de funcionamiento. Revisa también los enlaces guardados en mensajes antiguos: la página actual no siempre representa el texto entregado.

Haz una prueba con una persona que no haya redactado el aviso. Entrégale primero solo la capa inicial y pídele que identifique responsable, finalidad, procedencia, consecuencia importante y camino al detalle. Después deja que abra la segunda capa y compruebe bases, destinatarios, transferencias, conservación y derechos. Si necesita que el autor le explique dónde buscar, la estructura ha reducido visibilidad, no complejidad. Registra el punto de duda y vuelve a probar ambas capas como una sola experiencia.

La evidencia cambia cuando cambia la actividad

Una modificación de finalidad, fuente, categoría, destinatario, transferencia, conservación, automatización o canal debe activar revisión. Cambiar de formulario o plataforma de correo puede alterar el acontecimiento y la prueba de entrega ³. La fecha del documento no lo mantiene correcto por sí sola.

Integra por ello el aviso en la gestión de cambios: quien aprueba un nuevo proveedor, campo, integración o regla de conservación debe identificar qué capas, enlaces, acontecimientos y registros dependen de esa decisión, obtener una nueva aprobación y conservar la versión anterior; de lo contrario, el equipo descubrirá la desviación durante una reclamación, cuando la página actual ya no pueda demostrar qué vio el lector y los registros técnicos solo muestren el estado más reciente.

Una carpeta controlada basta para una empresa pequeña si conecta actividad, texto aprobado, versión, entrega, excepciones y firma; debe reconstruir qué habría visto una persona en un momento dado. Prueba periódicamente enlaces y contactos; una dirección publicada pero desatendida no ofrece un derecho utilizable.

La revisión termina con una decisión operativa:

• Publicar: contenido, ruta, plazo y prueba coinciden, y los contactos funcionan.
• Detener: falta un elemento que impide acreditar origen, tiempo o entrega.
• Reparar y repetir: corregir texto o proceso y recorrer otra vez la experiencia de la persona.

Cierra únicamente cuando la actividad concreta muestre información clara, oportuna y seleccionada por el origen. Ningún párrafo universal describe todas las rutas. La cadena de datos y fuente, finalidad, versión, acontecimiento, excepción y resultado de prueba debe permanecer legible después de cada cambio ³.